Как пишется письмо просьба образец. Образец письма-просьбы о содействии
(электронная переписка)
Письмо-предложение о сотрудничестве
Subject: Предложение о сотрудничестве.
Data: 20.05.0216
From: [email protected]
To: [email protected]
Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.
Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!
Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.
Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.
«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.
Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).
Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.
На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.
Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.
С уважением,
Андреев Павел
Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-хх
[email protected]
Письмо-приглашение
Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх
Уважаемые Партнеры,
17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг - региональный советник по международным программам страхования AIG.
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.
Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.
В приложении направляю приглашение и программу семинара.
Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.
Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3
Будем рады Вас видеть!
С уважением,
Анна Симонова
Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]
Письмо-просьба об организации встречи
Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина
Уважаемая Галина Николаевна!
Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.
Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.
С уважением,
Вадим Татаренко
менеджер компании AIG
[email protected]
Письмо-просьба о контакте
Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина
Уважаемая Галина Николаевна!
Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.
Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.
Заранее благодарен!
С уважением,
Вадим Татаренко
Менеджер компании AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]
Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента
Агрессивное письмо клиента:
Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: [email protected]
Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.
Андрей Петров
Ответ на агрессивное письмо клиента
Subject: О возврате денег и решении вопроса! | АЛГОРИТМ РАБОТЫ |
Здравствуйте, Андрей! | |
Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги. | 2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы. |
Сообщаю, как это можно сделать. | 3. Предельно четко и полно сообщите адресату информацию по вопросу, который его интересует. |
Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас. | 4. Комментарии и эмоциональный аспект. |
P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики. | 5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания. |
С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентами |
Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.
Письмо-отказ
Письмо клиента
Добрый день, Андрей!
Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.
Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.
Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!
С уважением,
Директор по маркетингу
ЗАО «Пищепром»
Роман Петренко
Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]
Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента
АЛГОРИТМ РАБОТЫ |
|
Уважаемый Роман Петрович! | 1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости. |
Выражаем Вам искреннюю признательность за длительное сотрудничество с нашей компанией. | 2. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо). |
На текущий момент скидка Вашей компании составляет 10% . За последние 12 месяцев Ваша фирма заказала услуг на …. рублей. Следующий порог скидки – …. рублей. С него начнет действовать скидка 15%. При достижении этого порога Ваша скидка увеличится автоматически.
| 3. Изложите конкретные причины, которые не позволяют Вам удовлетворить просьбу (используйте историю данного вопроса, цифры, сроки, процедуры). |
В случае решения воспользоваться услугой отсроченного платежа, обращайтесь к Ирине Михайловой (тел.: 495-777-89-21; [email protected] ). | 4. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен. 5. Предложите альтернативное решение, если это возможно.
|
6. Выразите надежду на продолжение партнерских отношений. |
|
С уважением, Андрей Иванов |
Образец 2
Subject: О прекращении сотрудничества
Data: 20.03.2016
From: [email protected]
To: Петренко Иван
Уважаемый Иван Николаевич!
Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.
В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.
С уважением,
Директор
ООО «Макулатура»
Малахов Геннадий Викторович
Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
[email protected]
_____________________________________________________________________________________________
Образец 3
Subject: Отказ в выплате компенсации
Data: 20.06.2015
From: aig.ru
To: Евгений Кныш
Уважаемый Евгений!
Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!
К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.
На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались.
(В приложении см. копию данного оповещения).
Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.
Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)
Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!
С уважением,
Менеджер AIG
Тучков Владимир
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-ххх-хх-хх
[email protected]
Письмо-ответ на обоснованную претензию
Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: [email protected]
To: Анна Колесникова
Уважаемая Анна!
От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.
Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.
Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.
Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.
Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.
Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!
С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
- подтверждает факт отправки;
- предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »
Речевые шаблоны
Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Свернуть Показать
Пример 2
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)
Свернуть Показать
Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.
Пример 3
Различные способы указания наименования приложения в тексте письма
Свернуть Показать
Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Пример 4
Описание сброшюрованного приложения
Свернуть Показать
Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).
Пример 5
Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи
Свернуть Показать
Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Пример 6
Приложение к письму имеет собственное приложение
Свернуть Показать
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Пример 7
Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких
Свернуть Показать
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.
Пример 8
Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения
Свернуть Показать
Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).
Пример 9
Сопроводительное письмо
Свернуть Показать
Пример 11
Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц
Свернуть Показать
Сюрприз для заявителей - физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Пример 10
Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре
Свернуть Показать
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Сноски
Свернуть Показать
Письмо-просьба – отдельный вид делового письма. Цель его составления заключается в стремлении подвигнуть получателя к какому-либо определенному действию. Получателем, то есть лицом, к которому направлена данная просьба, может являться как юридическое, так и физическое лицо. Если письмо адресуется организации или предприятию, его принято составлять на имя руководителя этого предприятия.
Составление
В большинстве случаев письмо оформляется на фирменном бланке компании-отправителя. При этом структура письма выглядит следующим образом:
- исходящий номер и дата составления документа;
- данные составителя (ФИО и должность лица, являющегося инициатором создания письма);
- наименование документа, в котором кратко (одной фразой) обозначается его суть;
- обращение к получателю (чаще всего используется личностное обращение, например, «Уважаемый Федор Степанович!»);
- основной текст письма-просьбы, начинающийся с фразы, содержащей глагол «просить», например, «Просим Вас сообщить…», «Просим Вас оказать содействие…» или «Просим Вас предоставить…»;
- вежливая форма выражения надежды на благоприятный исход дела, при этом используются фразы «Надеемся на положительное решение нашего вопроса» или «Надеемся на Вашу помощь в…»;
- подпись составителя (чаще всего письмо-просьба подписывается руководителем организации, его заместителем или начальником структурного подразделения).
Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Для этого необходимо указать контактную информацию лица, выражающего просьбу.
Нередко возникает ситуация, когда составитель имеет несколько просьб к получателю, требующих удовлетворения. В таком случае целесообразно изложить все имеющиеся просьбы в одном письме, при этом разделив основной текст на абзацы. Это позволит существенно сократить документооборот, а также сэкономить время, как отправителя, так и адресата.
Письмо-просьба предполагает получение ответного письма, в котором будет содержаться положительный, либо отрицательный ответ на изложенную просьбу. Если исходное письмо содержит несколько просьб, в письме-ответе приводятся результаты рассмотрения каждой такой просьбы.
Письма-просьбы. Количество ситуаций» дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:
Директору
Наименование организации
Наименование организации Почтовый адрес Телефон. Расчетный счет
Фамилия, инициалы
О заключении договора
Полное товарищество в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций... на сумму около... млн руб.
В настоящее время товарищество не обеспечено сырьем и вынуждено прекратить поставки продукции для... В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из... процентного фонда о выделении товариществу... тонн сырья.
Инициалы, фамилия
Директор Подпись
Фамилия исполнителя, номер телефона Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:
Директору производственного
кооператива
Фамилия, инициалы
Общество с ограниченной ответственностью... убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.
Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки".*" Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.
Директор Подпись Инициалы, фамилия
Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-
монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в
5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения
Название закона, номер статьи
в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.
Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения
Название законодательства
Должность
Подпись Инициалы, фамилия
Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях... сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.
В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях, Перед руководством... встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.
Для разработки... программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1993 г.
Товарищество на вере при строительстве пусковых объектов агропро-ма и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой..,
Прошу изыскать возможность для бартерного обмена товариществу на... тонн металла... тыс. штук кирпича.
Название организации
просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.
Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.
Открытое акционерное общество... специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе: отопления жилых домов; горячее водоснабжение жилых домов.
Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.
В адрес... обратилось руководство производственного кооператива... с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.
Учитывая важность укрепления связей предприятий... с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов... (перечень проблем прилагается),
Свои предложения направить... в срок до...
В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания;
«Просим...»
«Вас проверить качество изготовления станков» «выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу» «включить в план изобретений»
«Прошу...»
«принять меры...»
«сообщить данные о сроках поставки.,.»
«направить нам договор,..»
«подтвердить по телефаксу получение документов».
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая;
1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;
2) обоснование причины-отказа (если письмо отказ)
3) констатация отказа
Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации;
Директору концерна ЗАО «Ятрань» Сидорову Г.И.
Наименование
организации
Заголовок
Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО...
и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение... согласно указа...
отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о пре
кращении деятельности или реорганизации таких предприятий прини
На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.
Инициалы, фамилия
Должность Подпись
Фамилия исполнителя, номер телефона
Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:
Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.
Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе.., нет возможности из-за отсутствия свободных мест.
Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме... рассмотрено дирекцией компании...
В соответствии с законом... Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории... и расширению не подлежит.
Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.
Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона...
Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам...» «Считаем нужным сообщить Вам...» «Предлагаемые Вами сроки проведения...»
«Ваше предложение не получило поддержки».
Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, ког да содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложечным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 1997 г. для... Высылаем наложенным платежом...
Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями... Предоставляю на утверждение проект плана...
Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты..,
В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...
Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:
Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...
Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.
Варианты текстов договорных писем могут быть, например,
Направляем подписанный с нашей стороны договор... от... Справка о финансировании будет выслана...
Приложение; договор о... №... на 6 л. в 3 экз.
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой частью.
Направляем... экземпляра подписанного нами договора №... на поставку...
Просим... и один экземпляр договора № возвратить мам.
Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:
Директору фирмы
Письмом № 207 от 12.02.97 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 1997 г. кирпича на сумму до... млн рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.
Напоминая об этом, просим в 10-днсвный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний: .
Напоминаем, что согласно договору № Ваше предприятие должно
было закончить работы по... к 10.05.97.
Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.97. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет... Срок оплаты истекает...
Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.
Срок предоставления заявок истекает..,
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие слово- "] сочетания:
«Напоминаем, что...»
«по проекту совместного строительства Вы должны...» «в соответствии с... Вы должны...»
«Напоминаем Вам, что...»
«Ваша задолженность по оплате... составляет...» «срок предоставления условий договора истекает,..»
«Несмотря на неоднократные напоминания,»
«Ваша фирма до сих пор не представила...» «мы до сих пор не получили...»
Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьировать от размера "обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности от-" дельных организаций.
Приведем пример текста информационного письма:
О публикации статей
В соответствии с планом изданий в 1997 г. институтом, будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более... страниц до... 1997 г.
I/ Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться
конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адреса
ту. При официальном приглашении большого количества людей в
настоящее время используются как полностью готовые, напеча
танные типографским способом тексты-приглашения, так и тра
Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:
Наименование организации Адресат
Приглашение
Глубокоуважаемый Александр Васильевич!
16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу.,. Приложение: проект линии теплопередачи на 32 л, в 1 экз.
П.Н. Сергеев Л.Д. Сухов
Подпись Подпись
Председатель
ученого совета академии
Секретарь ученого совета
Письма-предложения . Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:
Директору фирмы
Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации, рассмотрены, Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом... Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в...
Администрация Октябрьского района г, Новосибирска рассмотрела учредительные документы..., ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.
На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом...
Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы, Приведем примеры текстов писем-разрешений;
[Наименование организации] разрешает вывоз в... строительного леса для., в количестве, в счет обязательных поставок по межобластному обмену.
[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:
Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответствующие документы с уметом предложений Вашей стороны.
В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество.
Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.
Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.
ОДО... республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия... от... и сообщает:
малому предприятию... на 1997 г. выделены два грузовика;
при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене...рублей.
Объединение.., не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.
Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...
[Наименование организации] рассмотрела Ваше заявление от... №... о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведению. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции...» не усматривается. Имеет место недобросовестное отношение к соблюдению устава железных дорог.
Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой. Вы имеете право требовать через арбитражный суд.
В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:
«Подтверждаем...»
«получение документов на...»
«Ваши условия поставки оборудования...»
«С благодарностью подтверждаем...»
«получение Вашего письма от...»:
«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...»
«ПТ «Комкон» подтверждает...» ,
«свой запрос о строительстве моста...» «условия поставки видеомагнитофонов...»
