Как контролировать свое время

Всем нам знакомо чувство, когда время словно просачивается сквозь пальцы. Мы постоянно торопимся, но при этом ничего не успеваем.

Дни сменяются днями, усталость накапливается, а вот продуктивность работы остаётся по-прежнему низкой.

Суть проблемы очевидна — мы просто не умеем управлять собственным временем. Хорошей же новостью является то, что научиться этому совсем не сложно.

Что представляет собой тайм-менеджмент

Технология управления временем и эффективного его использования называется тайм-менеджментом. И слышать о ней наверняка приходилось каждому.

Суть данной методики заключается в том, чтобы научиться осознанно контролировать количество времени, которое тратится нами на выполнение тех или других действий. Как результат — существенное увеличение собственной продуктивности.

Поначалу тайм-менеджмент затрагивал исключительно деловую сферу деятельности человека. Но сегодня данная методика касается совершенно всех отраслей без исключения. Полезной она является как для бизнесменов, офисных сотрудников и фрилансеров, так и для путешественников, учащихся и домохозяек.

За какой бы проект вы не взялись, тайм-менеджмент позволит вам грамотно рассчитать его масштаб, а также то время, которое уйдёт у вас на его реализацию.

Как научиться управлять своим временем

При желании научиться управлять своим временем может каждый из нас без исключения. Самое главное — следовать некоторым простым правилам.

Как повысить собственную эффективность

Если вы хотите научиться работать максимально эффективно, то вам следует подойти к решению данного вопроса комплексно. Недостаточно только составлять планы и вовремя решать порученные вам дела.

Так, к примеру, важную роль в нашей продуктивности играет тот образ жизни, который мы ведём. Обязательно выделяйте время для полноценного сна и уделяйте внимание своему питанию. И даже при самом загруженном распорядке дня находите время для физических занятий.

Следите за порядком на своем рабочем столе, ведь хаос в вещах нередко порождает и неразбериху в мыслях. Кроме того, так у вас будет уходить меньше времени на то, чтобы найти тот или другой документ.

Ну и, конечно же, не позволяйте себе в рабочее время отвлекаться на социальные сети или общение с друзьями, если в нём нет явной необходимости. Нам может показаться, что отвлекаемся мы всего на минутку. В итоге же интернет и телефон поглощают довольно-таки существенную часть нашего времени. Да и, вообще, избегайте прокрастинации , т.е. постоянного откладывания важных дел. Это может привести не только к жизненным проблемам, но и к психологическим.

Таким образом, при желании, каждый из нас сможет научиться управлять собственным временем. Всё, что для этого требуется — лишь немного желания и силы воли. Положительные же результаты не заставят себя долго ждать.

Продуктивного вам тайм-менеджмента и хорошего настроения!

Видео: Прокрастинация - Всё как у зверей

В переводе с английского «тайм-менеджмент» - управление временем. Понятно, что фактически им управлять невозможно. Имеется в виду упорядоченное использование рабочего и личного времени, исчисляемого минутами, часами, днями, неделями. Тайм- менеджмент - это учет и оперативное планирование.

Философия и практика управления временем - относительно новая наука, обретшая всемирную популярность лишь в 80-х годах ХХ столетия. Вокруг нее до сих пор множество мифов и заблуждений.

Основы

Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив работников, важно понимать, что система понятная и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми. Если человек живет бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит - он и тайм-менеджмент - две противоположные вещи. Продуктивности ради следует определиться с целями, которые преследует человек, постигающий данную науку. 4 кита тайм-менеджмента:

• оптимизация времени;
• планирование дня;
• учет времени;
• организация мотивации.

Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здравие, бодрость и светлый разум.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

На курсах тайм-менеджмента для начинающих тренеры рекомендуют воспользоваться матрицей, разработанной 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и незаменимыми навыками успешного человека. Пытаясь оптимизировать свое время в бесконечном круговороте дел, глава государства создал матрицу, работающую по принципу: «Не все важные дела срочны, не все срочные дела - важны». Это наглядное пособие тайм-менеджмента для мам и бизнесменов, строителей и артистов, позволяющее эффективно планировать и распределять ресурсы рационально.

Принцип действия

Матрица принесет плод, если цели реальны и поставлены они грамотно. Перед выполнением очередного задания необходимо отвечать на два вопроса:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

1. Важные срочные.
2. Неважные срочные.
3. Несрочные важные.
4. Неважные несрочные.

Срочные дела жизнь подбрасывает нам постоянно. Что же качается степени их важности, ответ каждый дает самостоятельно. Говоря о срочности, можно заключить, что этот критерий носит объективный характер. Например, позвонил одноклассник, с которым вы не виделись 5 лет, просит назначить встречу его родственнику и поспособствовать в поиске работы. Важно? Срочно? Согласуется с вашими целями? К какому типу отнести?

Важные срочные

Такие задачи нужно выполнять незамедлительно. Они являются и непосредственно связаны с вашими жизненными целями. Все упражнения тайм-менеджмента взяты из реальной жизни, срочные дела возникают внепланово и, нередко, не по вашей вине. Например, ребенок, нуждающийся в заботе, ухудшение здоровья, трудности на работе и т.д.

Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел к минимуму. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.

Безотказность - основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение. Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, подходящие для вас, предложите назначить на выполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т.д.). Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он? Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия. У нас нет времени на остановку, переосмысление происходящего, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.

Важные несрочные

Описываемый вариант поведения при тайм-менеджменте - управлении временем, содержит перечень задач, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике.

Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, добиваются выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет обстоятельно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточным результатам, проявлять гибкость.

К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питание, профилактика заболеваний и т.д.). Не стоит пренебрегать временем, т.к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.

Неважные срочные

По правилам экстремального тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, т.к. отвлекают от выполнения важных срочных и несрочных дел. Распространенные неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники. Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касаются компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать. Например, поломался холодильник, зачем просиживать часами над инструкцией, просмотрами видеороликов по его починке и предпринимать безуспешные попытки вернуть былую функциональность, когда можно быстро связаться с мастером и доверить работу ему? Тогда появится время на решение реальных насущных задач, требующих вашего внимания.

Несрочные неважные

Ответ на вопрос в тайм-менеджменте, как все успевать, лежит в полном исключении таких задач из повседневной жизни. Они являются беспощадными пожирателями свободного времени. Если ситуации из предыдущего квадрата незначительно отвлекают от основных целей, то несрочные неважные дела обладают отрицательным КПД. Речь идет о всеми любимых социальных сетях Instagram, Facebook и т.д. с бесцельным пролистыванием ленты, пустых переписках с друзьями, длительных просмотрах сериалов, «зависании» в компьютерных играх.

Такие задачи легкие, ни к чему не обязывающие. Основной их вред - в незаметном перекрывании естественного хода выполнения важных дел.

Если цель поставлена четко и имеет конкретные сроки исполнения, четвертый тип дел должен занимать минимум времени, а лучше, быть полностью исключенным. Не стоит самозабвенно погружаться в работу, не давая себе отдыха. Здесь актуально правило «делу - время, потехе - час».

Матрица Эйзенхауэра применима к любой сфере жизни: будь то тайм-менеджмент для мам в подготовке к новогодним праздникам или специалиста крупной корпорации, реализующего проект всей жизни.

Если цели поставлены верно, существует твердая уверенность в себе, а мотивация к действию крепка, сложностей возникнуть не должно.

Ниже представлен перечень способов управления временем тайм-менеджмента, которые помогут оптимизировать задачи различного приоритета.

Учимся говорить «нет»

Хорошее воспитание и сдержанность не позволяют нам отказаться от бесцельного выслушивания соседских историй о бурных выходных, приема незапланированного посетителя, участия в решении чужой проблемы. Экстремальный тайм-менеджмент называет такие ситуации «пожирателями» времени, которое можно было бы использовать более продуктивно. Принятие решения об отказе - ответственность, которую стоит взять на себя раз и навсегда. Наградой за старания станет большой запас времени в вашем распоряжении.

Правило «повозки и лошади»

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что тратите драгоценное время на то, что давно уже потеряло смысл? Выполняете по привычке работу, которая для достижения результата уже не требуется? По отзывам специалистов, тайм-менеджмент для женщин построен на решении данного вопроса. Рабочий график должен подвергаться систематическому пересмотру с целью удаления из него неинформативных отчетов и прочего.

Для наглядности предлагаем представить себе лошадь, везущую повозку. По мере движения повозка заполняется новым грузом, с каждым пройденным километром его становится все больше. Так ли необходимо ждать, когда животное выбьется из сил, предпринимая попытки тянуть непосильный груз? Большинство людей (подавляющее их число - женщины) уверены, что хорошо трудиться - значит много трудиться. Они нагружают себя все большим количеством задач, остаются после работы и не сожалеют о проведенных там выходных. Результатом такого альтруизма станет снижение эффективности труда и «эмоциональное выгорание», когда то, что вы делаете, теряет смысл.

Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать временем) - стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.

«Поедание слона»

Наиболее тяжелые для выполнения - сложные задачи глобальных масштабов. Основная их проблема в том, что результат будет виден не скоро, а изрядно потрудиться придется сейчас. В программах тайм-менеджмента их метафорично называют «слонами». Разобраться за один прием с целым «слоном» не удастся. Чтобы избавиться от него предлагается дробное решение проблем - разделение животного на «бифштексы». Кусочки должны иметь размер, оптимальный для «поедания» за один раз без дискомфорта и негативных эмоций.

Пример тайм-менеджмента для женщин: всеми «любимую» генеральную уборку можно разделить на несколько мероприятий меньшего масштаба: заняться перебором содержимого шкафов сегодня, а мытье окон отложить на завтра. Так, с каждым шагом двигаться вперед будет легче.

Главная проблема в том, что выращиванием «слонов» в несколько тонн мы занимается сами. Происходит это во время откладывания важных дел на потом. Даже если мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к выполнению, «слон» растет.

Когда ничего не остается кроме решения проблемы, оказывается, что она была не такой уж и сложной. Результатом продолжительного бездействия становится растраченный потенциал и масса негатива вокруг. И только полное завершение работы привнесет в жизнь позитив и энергию.

Техника «швейцарский сыр»

Основное отличие «сыра» от предыдущего метода тайм-менеджмента в решении задачи не «с головы до хвоста», а в произвольном порядке. Начинать целесообразно с легкодоступных участков, решение которых подарит позитивное настроение и прибавит уверенности в себе. Ежедневное «прогрызание» небольших дырок в сыре незаметно приведет к полному его поеданию.

Характерный пример: приступая к написанию статьи, автор изучил какой-либо аспект больше других или попросту интересуется этой темой. Начинать излагать мысли на бумаге нужно именно с данной темы.

Чтобы добиться максимальной эффективности труда, следует применять описанные методы в комплексе. Комбинация их будет индивидуальна в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности.

делится собственным опытом: Эта тема стала задачей не из легких. Я просмотрела кучу книг, прочитала много статей и сделала выводы: а) большинство книг и статей написаны деловым языком для бизнесменов; б) системы в основном направлены на личностей бизнеса, но редко применима например, к простому художнику.
Как бы то ни было, из прочитанного я все-таки смогла выделить интересные ходы, снабдив их дополнительной информацией и пропустив через фильтр личного опыта. На протяжении этого поста, я буду опираться на цитаты взятые из книги Тимоти Ферриса "Как работать по 4 часа", которая когда-то и подтолкнула меня к управлению своим временем. Их я буду отмечать курсивом.
Не буду говорить, что эта система идеальна. Работая с ней сейчас, я вношу все новые, и новые заметки и ходы, подстраивая их под ощущение своего времени. И прошу вас сделать тоже самое. Мне будет приятно если моя статья пригодится вам, но воспринимайте ее как подготовленный холст - картину написать предстоит вам самим. Не ленитесь и не откладывайте на потом. Выделяя свои трудности в обращении со временем, подстраивайте систему именно под свои цели и чувство времени.
Итак, приступим:

1. Реально относитесь ко времени
Это самое первое , что вам нужно для себя определить перед включением тайм-менеджмента в свою жизнь. В сутках 24 часа и как бы вы не стремились прибавить к этому еще пару часиков - ничего не изменится. Увеличивать рабочие часы путем лишения себя сна, еды и отдыха рядом с близкими и любимыми людьми - не дело. Для кого-то конечно это и выход, решайте сами. Но много не всегда значит лучше. Планируйте дела таким образом, чтобы они не отнимали у вас вашего личного времени , которое вы посвящаете здоровью и близким. Испортив здоровье однажды достаточно сильно (даже путем плохого питания) - восстановить это будет крайне тяжело. Мы всегда думаем, отмахиваясь, что: "Со мной такого не случится. Еще часик и я буду ближе к своей цели!" - и как итог теряем здоровье и доверие близких самым неожиданным образом. Я прошла через это на собственном опыте и скажу, что оглядываясь назад вижу свои ошибки и ни одна работа этого не стоит.

2. Научитесь записывать свои планы
Тот факт, что вы записываете то, что планируете сделать завтра, еще не превращает вас в старушку с плохой памятью. Напротив, зная, что важного тебе нужно сделать сегодня и, видя это своими глазами, проще собраться , сделать и ничего не забыть. На этом шаге у нас несколько путей: прием календаря, прием органайзера и электронные гаджеты. Последнее я не рекомендую, хотя это может быть делом вкуса, но все же. В электронные органайзеры пункты можно добавлять до бесконечности, просить их отправлять тебе письма с напоминаниями, которые вы даже не прочитав будете отправлять в корзину потому что: " помню, помню". Бумага в этом случае действеннее. Прием органайзера - это значит вести тетрадь, куда вы и будете записывать все, что необходимо сделать. Уже лучше, но работает через раз. Почему? Потому что его над открыть! И именно поэтому, особенно по началу, это работает через раз. На первый период лучше воспользоваться Приемом календаря . Об этом приеме я уже писала в посте о мотивации :

Нарисовать себе свой календарь!
Или сделать из подручных материалов. Календарь должен выглядеть так: в нем должны быть очень большие окошки, чтобы записать все, что вам надо сделать! Заполняйте окошки с датами не только монотонным текстом дел, но и красивыми картинками - визуальное сопровождение важно, ведь текст читать порой очень лень, а за картинку глаз зацепится и рассмотрит, особенно если она вам нравится. Календарь должен быть цветным, чтобы обращать на себя внимание. Следите за вашим расписанием, стараясь делать из него большую часть. Достигнув того, что вы станете успевать делать хотя бы половину из назначенного самому себе - станет первым успехом.

Календарь отлично работает и приучает следовать запланированному. Конечно, просто мелькая у вас на глазах, календарь не начнет работать сам. Необходимы и ваши усилия к этому.

3. Расставьте приоритеты,
учитывая свое видение жизни и ваших ценностей в ней.

Нехватка времени - на самом деле неумение расставлять приоритеты.
Находите время, чтобы радоваться жизни.
Расставлять приоритеты необходимо как и в глобальном смысле, учитывая вашу работу, хобби и планы на будущее, так и расставлять приоритеты среди вашего списка дел ежедневно.
Начнем с первого - основа:
1. Выделите из всех своих занятий и увлечений самое важное для вас на данном этапе жизни, учитывая перспективы развития того или иногда дела во что-то большее и ценное для вас. Лучше, чтобы их было от одного до трех максимум, конечно, может быть и четыре, и пять, но вам будет гораздо тяжелее, и развитие для каждого из них будет не таким сильным какое могло бы быть.
Исходя из выбранных вами целей приоритетов, составляя ежедневный список дел, дела связанные с ними будут занимать основные позиции по важности выполнения.
2. Выделив основное, выделяем второстепенное , т е то, что возможно со временем станет сопутствовать целям из главного списка, а так же различные хобби, то, что вы делаете по настроению, ради удовольствия и долгосрочные цели.

Далее составляем приоритетный список дел:
Возьмите свой список целей и подробно разберите каждый пункт, раскладывая цель на список дел, которые вы можете начать делать уже сейчас, чтобы приближаться к ее осуществлению. Дела из первой части списка будут главными, а из второй - второстепенными. Но это не значит, что этим вы будете заниматься каждый день - вы сами устанавливаете сроки и частоту работы над своими целями , например: два раза в неделю, час в день, раз в неделю, несколько раз в месяц и так далее.

Если правильно расставить приоритеты, вам не понадобится гнаться за двумя зайцами. Когда мы постоянно чем-то занимаемся, чтобы считать, что не зря тратим время, и в то же время добиваемся немногого, значит, у нас симптом "обрастания делами".

Ежедневно планируйте только 1-2 крупных дела , которые вы доведете от начала до конца . Если задуманное вами не укладывается в один день и требует большего времени - разбивайте такое дело на несколько этапов, включая по одному-два из них в каждый свой день до того пока не осуществите задуманное. Например, вы можете выделять всего 2 крупных и несколько второстепенных дел и доводить их до конца, а остальное время тратить на отдых, проводить их с близкими, заниматься чем угодно с чистой совестью.

Чем чаще мы отвлекаемся, уделяем внимание другим делам, тем быстрее теряем сосредоточенность, добиваемся посредственных результатов и не получаем удовлетворения.

9. Рационально или эффективно?
Эффективность - умение выполнять работу таким образом, чтобы максимально приблизить поставленную цель. Рациональность - выполнение поставленной задачи, какой бы маловажной она ни была, самым экономным способом.

На умении действовать рационально воспитывают нас еще с детства большинство родителей и работодателей. Представим человека, который каждую минуту обновляет страницу "Вконтакте", боясь пропустить "привет" или "лайк", создавая из своих социальных профилей безграничное пространство классификаций. Это рационально, но эффективно ли?
Вспомним "две азбучные истины" (см. пункт 5), о которых мы говорили выше - пустяковое дело не перестает быть пустяковым, даже если исполнено на отлично.

Эффективность имеет значение, но она бесполезна, если направлена на никчемные дела.

10. Устанавливайте сроки
Для большинства людей, а особенно творческих личностей, тянуть время так же естественно как дышать. На это не обращают внимания, это никому не интересно, сдал вовремя и ладно. Может оно и так. Но.

Закон Паркинсона
Согласно закону Паркинсона, задача прибавляет в значимости и сложности
соразмерно времени, которое на нее отпущено.
В этом заключается магия дэдлайна - крайнего срока выполнения.
Таким образом если вам дается срок в 24 часа - вы будете вынуждены полностью сосредоточиться на деле , и отвлекаться на что-то другое у вас попросту не будет времени. Если на эту же задачу выделяется неделя, то за первые шесть дней вы успеете сделать все, что не касается дела, да еще и раздуете из мухи слона. Ну а если вам дали срок в месяц, то задача разрастется в вашем воображении до состоянии монстра и заберет все творческие силы - к концу срока вам будет ужасно противна даже мысль о задаче: "Как она мне надела!". Естественно, что срок дэдлайна должен рассчитываться из объема работы.

Как итог : конечный продукт при близком дэдлайне почти всегда будет более качественным или по крайней мере равнозначным тому, что рождается долго и мучительно.

11. Замечая проблему, задавайте себе вопросы
И не только проблему. Задав себе вслух конкретный вопрос, поможет скорее найти ответ. Постоянно проговаривать себе что-то в голове - не всегда действенно. Работая над конкретно направленным вопросом, вы почти сразу видите причину его появления.

Чтобы иметь больше времени, надо меньше работать, а этого можно добиться комбинацией из двух способов:
1) составить краткий список "что сделать "; 2) составить список "чего не делать ".

В общем, надо заняться всего двумя вопросами:

Какие 20% причин вызывают 80% моих проблем и бед?
Какие 20% причин приводят к 80% желанных для меня результатов и радостей?

Как вариант, чтобы вам было проще находить ответы на эти вопросы, вообразите ситуации с более направленным вопросами. Например:

. Назовите три основных занятия, которыми вы привыкли заполнять время и при этом чувствовать себя занятым человеком. Какие дела являются для вас костылями?
. Кто те 20% людей, которые доставляют 80% радостей и двигают вас вперед, и кто те 20%, с которыми связано 80% вашей депрессии и гнева?
. Если бы сегодня я довел до конца только одно дело - то, за которое я уже взялся, принес бы этот день мне чувство удовлетворения или нет?

Не бойтесь отвечать на вопросы и будьте честны с собой. Это поможет избежать ненужных вам ситуаций, а так же выделить свои сильные и продуктивные стороны.

12. Отдыхайте
Никто не вернет вам потраченного времени , не повернет его вспять. Работа работой, но здоровье и любимые люди - это то, что/кого можно потерять в любой момент, когда вы не будете этого ожидать. Цените свое личное время и правильно отдыхайте - не за компьютером, а в реальной жизни.