Прошу вас дать указания на оформление. Типовые оборот

Это служебное письмо, в котором в вежливой форме обращаются к партнеров, клиентов, инвесторов с определенным просьбой Письмо-просьба является одним из самых распространенных видов деловой корреспонденции. От умения убеждает нливо высказать свою просьбу во многом зависит и его выполнение. Напримерад:

. Уважаемые господа! ин раз в квартал.

. Другие наши поставщики в. Вашей стране уже согласились на эти условия. Надеемся получить от. Вас положительный ответ на нашу просьбу. С ..

. Уважаемые господа!

. Обращаемся к. Вам с просьбой продать из нашего пакета такие ценные бумаги: акций по цене. Лимит действует до (дата). Ценные бумаги необходимо снять с нашего депозитного счета. Просим также кредитовать эквивалент на наш счет

. С уважением .

. Уважаемые господа! (название страны). Считаю необходимым лично обсудить с. Вами вопросы о территории деятельности, комиссионные, гарантии защиты клиентов. Хотел бы предложить. Вам дату встречи: (дата) в час

. Пожалуйста, сообщите, устраивает ли. Вас дата и время встречи. Остаюсь с уважением ..

. Уважаемые /

. Недавно мы построили овощеперерабатывающий комбинат, и, к сожалению, у нас не хватает средств на приобретение оборудования для переработки овощей

. Мы были бы благодарны, если бы. Вы предоставили нам долгосрочный кредит на сумму 200000 (двести тысяч) гривен. Добавляем к письму необходимые документы: договор на приобретение оборудования; технико-экономическое обоснование возврата кредита. Поскольку эта проблема требует немедленного решения " вязания, убедительно просим. Вас ответить как можно скорее. Сою ...

. Уважаемые господа!

. Один из наших клиентов сделал запрос на поставку крупной партии (название товара). К сожалению, в нашем ассортименте этого изделия нет, и мы хотели бы попросить. Вас сделать нашему клиенту соответствующее предложение, а также отправить копию письма нам

. По. Ваши услуги просим начислить комиссионные в размере %

. Пожалуйста, сообщите, сможете ли. Вы уже отгрузить заказанные товары и согласны. Ь предложенными нами комиссионными

только получим от. Вас положительный ответ, немедленно сообщим адрес нашего клиента

. Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество между нашими фирмами

. С уважением и наилучшими пожеланиями

. Уважаемые /

. Нас заинтересовала новая продукция, которую. Вы рекламируете, поэтому будем благодарны, если. Вы пришлете нам подробную информацию и иллюстрированный рекламный каталог

. Будем рады сотрудничать с. Вами

ТИПОВЫЕ оборот

1. Просим сообщить (прислать, оплатить, подтвердить, рассмотреть)

3. Просим передать нам через. Вашего представителя рекламные проспекты и каталоги, представляющих. Ваши новые товары

4. Мы не обнаружили ошибки в нашем последнем счете от (дата). Будем благодарны, если. Вы проведете повторную проверку

5. Просим отгрузить заказанные товары сразу после их изготовления

6 будет. Вам весьма признательны, если. Вы

7. Любой пожалуйста, как можно скорее телеграфируйте нам ответ

8. Просим. Вас внимательно изучить наши новые условия оплаты, которые изложены в. Общих условиях соглашения (текст документа добавляем), и дать окончательный ответ

9 будет рады, если. Вы согласитесь сотрудничать с нами

10. В соответствии с п и нашего договора просим. Вас

11. Любое добры оплатить счет в ближайшее время (срочно, без промедления)

12. Мы будем очень признательны, если. Вы согласитесь продать нам свои товары на пробной основе

13 будет. Вам обязаны, если. Вы рассмотрите наши поправки к

15. Если будет возможность просим. Вас сообщить все исходные данные

16. Просим ознакомить нас. С техническими характеристиками (название товара)

17 еще ли не могли бы. Вы сообщить цены на (название товара)?

18. Нам было бы приятно узнать

19. Сделайте одолжение, поверните заполнены страховые документы

20 *. Просим немедленно вернуть один экземпляр подписанного договора

21. Просим внимательно проверить добавлен контракт

22. Просим подтвердить свой приезд на совещание

23. Если. Вас устраивают наши условия, телеграфируйте, пожалуйста, о готовности подписать контракт между нашими фирмами. Надеемся на быстрый ответ и желаем успехов

24. Просим как можно скорее (в ближайшее время) рассмотреть наши предложения и сообщить о своем решении

25. Просим. Вас обратить особое внимание на

26. Обращаемся к. Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд

27. Прежде просим сообщить, какие меры могли бы помочь. Вам преодолеть эти трудности

28. В связи с трудностями, возникшими, просим направить к нам нескольких опытных специалистов, которые могли бы проконсультировать. Надеемся, что. Вы не откажете нам в помощи

29. Было бы хорошо, если бы. Вы письменно подтвердили свое решение

31. Будем благодарны, если. Вы письменно сообщите нам об

32. Убедительно просим. Вас позвонить нам

33 будет признательны, если. Вы рассмотрите наши предложения в ближайшее время и сообщите о своем решении при первой же возможности

34. Если это предложение. Вас не устраивает, указать причину

35. Для нас очень важно получить подробную информацию о компании (название), поскольку мы хотели бы сотрудничать с ней

36. Вы сделаете нам неоценимую услугу, если предоставите объективную информацию о компании (название)

37. Поскольку эта информация очень важна для нас, будем. Вам благодарны за подробные объяснения

38 для подготовки подробного отчета о проделанной работе нам необходимы. Мы хотели бы получить. Ваш ответ в ближайшее время. Заранее выражаем свою признательность

39. Извините за дополнительные заботы. Не были бы. Вы столь любезны, чтобы предоставить нам письменные объяснения о

40 будет благодарны, если. Ваш представитель приедет, чтобы выполнить необходимую процедуру

41. Просим. Вас придерживаться всех пунктов нашего соглашения и выполнять заказы клиентов на должном уровне

42. Просим. Вас внимательно изучить это письмо, прислушаться к нашим советам и принять все необходимые меры, чтобы решить возникшую

43. Просим внимательно просмотреть и проверить все списки оплаченных счетов

44. Просим предоставить нам% снижение на поставку материалов и оборудования для строительства (сооружения) (название объекта)

Письма-просьбы. Количество ситуаций» дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

Директору

Наименование организации

Наименование организации Почтовый адрес Телефон. Расчетный счет

Фамилия, инициалы

О заключении договора

Полное товарищество в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций... на сумму около... млн руб.

В настоящее время товарищество не обеспечено сырьем и вынуждено прекратить поставки продукции для... В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из... процентного фонда о выделении товариществу... тонн сырья.

Инициалы, фамилия

Директор Подпись

Фамилия исполнителя, номер телефона Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

Директору производственного

кооператива

Фамилия, инициалы

Общество с ограниченной ответственностью... убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки".*" Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Директор Подпись Инициалы, фамилия

Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-

монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в

5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения

Название закона, номер статьи

в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.

Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения

Название законодательства

Должность

Подпись Инициалы, фамилия

Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях... сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.

В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях, Перед руководством... встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.

Для разработки... программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1993 г.

Товарищество на вере при строительстве пусковых объектов агропро-ма и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой..,

Прошу изыскать возможность для бартерного обмена товариществу на... тонн металла... тыс. штук кирпича.

Название организации

просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.

Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.

Открытое акционерное общество... специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе: отопления жилых домов; горячее водоснабжение жилых домов.

Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.

В адрес... обратилось руководство производственного кооператива... с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.

Учитывая важность укрепления связей предприятий... с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов... (перечень проблем прилагается),

Свои предложения направить... в срок до...

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания;

«Просим...»

«Вас проверить качество изготовления станков» «выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу» «включить в план изобретений»

«Прошу...»

«принять меры...»

«сообщить данные о сроках поставки.,.»

«направить нам договор,..»

«подтвердить по телефаксу получение документов».

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая;

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2) обоснование причины-отказа (если письмо отказ)

3) констатация отказа

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации;

Директору концерна ЗАО «Ятрань» Сидорову Г.И.

Наименование

организации

Заголовок

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО...

и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение... согласно указа...

отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о пре

кращении деятельности или реорганизации таких предприятий прини

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

Инициалы, фамилия

Должность Подпись

Фамилия исполнителя, номер телефона

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:

Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе.., нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме... рассмотрено дирекцией компании...

В соответствии с законом... Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории... и расширению не подлежит.

Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона...

Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам...» «Считаем нужным сообщить Вам...» «Предлагаемые Вами сроки проведения...»

«Ваше предложение не получило поддержки».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, ког да содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложечным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 1997 г. для... Высылаем наложенным платежом...

Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями... Предоставляю на утверждение проект плана...

Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты..,

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...

Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например,

Направляем подписанный с нашей стороны договор... от... Справка о финансировании будет выслана...

Приложение; договор о... №... на 6 л. в 3 экз.

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем... экземпляра подписанного нами договора №... на поставку...

Просим... и один экземпляр договора № возвратить мам.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Директору фирмы

Письмом № 207 от 12.02.97 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 1997 г. кирпича на сумму до... млн рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-днсвный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний: .

Напоминаем, что согласно договору № Ваше предприятие должно

было закончить работы по... к 10.05.97.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.97. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.

Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет... Срок оплаты истекает...

Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.

Срок предоставления заявок истекает..,

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие слово- "] сочетания:

«Напоминаем, что...»

«по проекту совместного строительства Вы должны...» «в соответствии с... Вы должны...»

«Напоминаем Вам, что...»

«Ваша задолженность по оплате... составляет...» «срок предоставления условий договора истекает,..»

«Несмотря на неоднократные напоминания,»

«Ваша фирма до сих пор не представила...» «мы до сих пор не получили...»

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера "обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности от-" дельных организаций.

Приведем пример текста информационного письма:

О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 1997 г. институтом, будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более... страниц до... 1997 г.

I/ Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться

конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адреса

ту. При официальном приглашении большого количества людей в

настоящее время используются как полностью готовые, напеча

танные типографским способом тексты-приглашения, так и тра

Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:

Наименование организации Адресат

Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу.,. Приложение: проект линии теплопередачи на 32 л, в 1 экз.

П.Н. Сергеев Л.Д. Сухов

Подпись Подпись

Председатель

ученого совета академии

Секретарь ученого совета

Письма-предложения . Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

Директору фирмы

Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации, рассмотрены, Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом... Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в...

Администрация Октябрьского района г, Новосибирска рассмотрела учредительные документы..., ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.

На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом...

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы, Приведем примеры текстов писем-разрешений;

[Наименование организации] разрешает вывоз в... строительного леса для., в количестве, в счет обязательных поставок по межобластному обмену.

[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:

Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответствующие документы с уметом предложений Вашей стороны.

В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество.

Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.

ОДО... республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия... от... и сообщает:

малому предприятию... на 1997 г. выделены два грузовика;

при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене...рублей.

Объединение.., не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...

[Наименование организации] рассмотрела Ваше заявление от... №... о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведению. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции...» не усматривается. Имеет место недобросовестное отношение к соблюдению устава железных дорог.

Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой. Вы имеете право требовать через арбитражный суд.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Подтверждаем...»

«получение документов на...»

«Ваши условия поставки оборудования...»

«С благодарностью подтверждаем...»

«получение Вашего письма от...»:

«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...»

«ПТ «Комкон» подтверждает...» ,

«свой запрос о строительстве моста...» «условия поставки видеомагнитофонов...»

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

Наименование.
Адрес.
Контактные телефоны.
Сайт.
Электронную почту.
Логотип.
Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

Изучение вопроса.
Написание проекта письма.
Его согласование.
Подписание.
Регистрация.
Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

Позицию адресата.
Характер отношений.
Официальность.
Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
Предметом общения является деятельность компании.
Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
Адресной, предназначенной конкретному адресату.
Актуальной в момент написания письма.
Достоверной и беспристрастной.
Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

Информационными.
Инструктивными.
Поздравительными.
Рекламными.

Также бывают письма:

Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
Запросы.
Извещения.
Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
Одинаковые языковые средства.
Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Письмо-просьба – отдельный вид делового письма. Цель его составления заключается в стремлении подвигнуть получателя к какому-либо определенному действию. Получателем, то есть лицом, к которому направлена данная просьба, может являться как юридическое, так и физическое лицо. Если письмо адресуется организации или предприятию, его принято составлять на имя руководителя этого предприятия.

Составление

В большинстве случаев письмо оформляется на фирменном бланке компании-отправителя. При этом структура письма выглядит следующим образом:

исходящий номер и дата составления документа;
данные составителя (ФИО и должность лица, являющегося инициатором создания письма);
наименование документа, в котором кратко (одной фразой) обозначается его суть;
обращение к получателю (чаще всего используется личностное обращение, например, «Уважаемый Федор Степанович!»);
основной текст письма-просьбы, начинающийся с фразы, содержащей глагол «просить», например, «Просим Вас сообщить…», «Просим Вас оказать содействие…» или «Просим Вас предоставить…»;
вежливая форма выражения надежды на благоприятный исход дела, при этом используются фразы «Надеемся на положительное решение нашего вопроса» или «Надеемся на Вашу помощь в…»;
подпись составителя (чаще всего письмо-просьба подписывается руководителем организации, его заместителем или начальником структурного подразделения).

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Для этого необходимо указать контактную информацию лица, выражающего просьбу.

Нередко возникает ситуация, когда составитель имеет несколько просьб к получателю, требующих удовлетворения. В таком случае целесообразно изложить все имеющиеся просьбы в одном письме, при этом разделив основной текст на абзацы. Это позволит существенно сократить документооборот, а также сэкономить время, как отправителя, так и адресата.

Письмо-просьба предполагает получение ответного письма, в котором будет содержаться положительный, либо отрицательный ответ на изложенную просьбу. Если исходное письмо содержит несколько просьб, в письме-ответе приводятся результаты рассмотрения каждой такой просьбы.

Главная > Справочник

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Составители деловой документации допускают ошибки следующих типов: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические.

Структурные ошибки

Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: лаконичного введения, основной части и краткого заключения. В основной части излагается существо проблемы, аргументируется точка зрения автора письма, поэтому ее объем больше, чем объем введения и заключения вместе взятых. Важно, чтобы аргументация осуществлялась последовательно, полно, без повторов и нарушения логической связи.

Структурные ошибки связаны с неверным построением делового письма, несоразмерностью его частей, например: отсутствие введения или заключения, излишне многословное введение, сложная и лишенная логической связи система аргументов.

Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в пред-ложении

Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, становящегося причиной для вариативного понимания написанного.

Так, например, из предложения: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по регионам непонятно: показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года.

По-видимому, это предложение должно иметь следующий вид: Для формирования отчетности показатели по регионам уточняются в конце года.

Нарушение норм употребления деепричастных обо-ротов

Деепричастие называет дей-ствие, происходящее одновременно с действием, названным глаголом-сказуемым, или предшествующее ему.

Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект был рассмотрен ранее;

Внимательно рассматривая представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект рассматривается сейчас.

Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу. Например: Учиты- вая..., Считая..., Принимая во внимание..., Руководствуясь... и т.д.

Следует помнить, что в правильно построенном предложении деепричастие и сказуемое должны называть действия, совершаемые одним и тем же деятелем.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не-трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с отглагольными существительны-ми.

Неправильно: Изучая проблемы организации службы, были получены интересные результаты.

Правильно: При изучении проблем организации службы были получены интересные результаты.

Или: Изучая проблемы организации службы , проверяющие по- лучили интересные результаты.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

При построении сложных предложений следует учитывать, что чаще всего употребляются следующие союзы и союзные слова что; который; если; чтобы; где; как.

Придаточные предложения могут быть для краткости заменены синони-мичными причастными и деепричастными оборотами.

Например : Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государствен- ной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом... (вместо: которые одобрены ).

Неправильное использование предлогов

Наиболее частая ошибка – неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили боль-шое распространение словосочетания с предлогом о и зависи-мыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о сотрудничестве... и т.д. Однако наблюдаются случаи использования предлога о со словами, которые не управляют предложным падежом или требуют при управлении другого предлога.

Неправильно : Начальник Департамента отме тил о важности поставленной проблемы.

Правильно: Начальник отметил важность поставленной проблемы.

Неправильно : Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.

Правильно: Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Неправильно : Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная.

Правильно: Нет сомнений в том, что про водимая отделом работа большая и важная.

Неправильный падеж

Составители деловых писем иногда неправильно употребляют падежные формы. Часто встречается ошибочное использование существительного в родительном падеже вместо дательного или наоборот.

Неправильно : Согласно Вашей просьбы..., Согласно при каза..., Согласно решения ....

Правильно: Согласно Вашей просьбе..., Согласно приказу..., Согласно решению... .

Неправильно : МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектору …

Правильно: МВД России ходатайствует о предоставлении постоянной регистрации инспектору... или МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектора…

Морфологические ошибки

Согласование определений

Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый автомобиль-лаборатория, универсальная программа-редактор . Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа начальник Департамента т. Иванов, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник управления Петров; старший инспектор т. Яковлева; новый начальник Серов.

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на оперативном совещании заместитель начальника управления Си-дорова...; принимавшая участие в подготовке проекта приказа стар-ший инспектор Алексеева...

Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что крат-кие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах ока-зываются неуместными.

Неправильно : Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы.

Неправильно : Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное.

Правильно: Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно.

При употреблении форм кратких имен прилагатель-ных на -енен и кратких причастий на -ен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно использование форм на -енен.

Правильно: Окончательный результат тождественен предварительным расчетам.

Каждый сотрудник отдела ответственен за качество работы.

Лексические и стилистические ошибки

Неправильное использование слов и терминов

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают известны лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тек-сте. Использование же разговорных слов и оборотов речи вообще неуместно в официальных документах, например:

Обеспечьте ежедневную строевку отдела.

Принадлежностью канцелярского стиля являются обороты, которые в стилистике имену-ются расщеплением сказуемого. Вместо такого рода оборотов лучше использовать глаголы: не производить премирование , а премировать; не произво-дить контроль, а контролировать.

В деловых письмах встречается много отглагольных существи-тельных, оканчивающихся на -ание, -ение. Увлекаться образованием слов по этой модели не стоит, особенно если речь идет о словах с отрицанием, например: некомандирование, недополучение, недоперевыполнение.

Неуместное или неоправданное употребление иностран- ных слов

Стремлением придать тексту большую значимость, выразившись «покрасивее», объясняется злоупотребление иноязычными словами.

Например: срок выполнения может быть пролон- гирован вместо продлен; презентовать вместо представить.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффектив- ность режима экономии во многом зависит от того, насколь- ко лимитируются финансовые расходы.

Слово лимит означает «предельная норма», поэтому лимитируют-ся выделяемые средства, а не расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значени-ем (конвенция – условие, экстраординарный – особенный) ча-сто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы:

как форма вежливого обращения к одному лицу;

в анкетах.

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы.

1. Для писем-просьб

А. Основные формулировки:

Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой …

Об отправке в наш адрес...

О направлении в мой адрес...

О высылке в адрес нашего подразделения...

О скорейшей передаче нашему полномочному представи-телю...

О предоставлении...

Просим (прошу) Вас (вас) ...

Сообщить (нам)...

Выслать (мне)...

Срочно представить (министру) ...

Немедленно доложить (научно-техническому совету) ...

Известить (руководство Департамента) о...

Проинформировать меня о...

Прошу Вашего согласия на …

Отправку в адрес (вверенной мне организации)...

Предоставление нам...

Ознакомление (начальника Н) с...

Просим Вашего содействия в ...

Получении...

Скорейшей отправке...

Предоставлении дополнительной информации относитель-но...

Проведении...

Прошу Ваших указаний ...

... на заключение договора о... с...

На выдачу со склада предприятия... представителю...

На оформление документов о... (на кандидата В)...

На пересмотр (лимитов)...

Б.

В связи с (обращением в наш адрес)...

В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью) ...

Исходя из (результатов переговоров по вопросу о)...

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...

Учитывая (долговременный и плодотворный характер на-ших деловых связей)...

Согласно (действующему соглашению о...)...

Убедительно...

Настоятельно...

Пожалуйста...

В виде исключения...

Были бы весьма признательны Вам за...

Ввиду чрезвычайных обстоятельств...

Ссылаясь на Ваше письмо от...

Позвольте сослаться в этой связи на Ваше сообщение по электронной почте от...

Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...

Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между... и... (... числа)...

2. Для писем-сообщений

А. Основные формулировки:

Сообщаю (сообщаем) Вам (вам) …

Об имевшем место...

Об изменениях в...

О необходимости...

О фактах...

О предпринятых нами мерах по...

О предварительных результатах...

О достижении окончательной договоренности с...

Представляю ...

Сведения о...

Проект (плана, программы)...

Предложения о...

Перечень...

Материалы...

Отчет о...

Акт о...

Доклад о...

Направляю …

Указания о...

Распоряжение...

Выписку из приказа...

Копию директивы...

Экземпляр соглашения...

Решение...

Протокол...

Резолюцию...

Высылаю …

Методическое пособие...

Формуляр...

… копию…

Описание...

Документацию...

Б. Вспомогательные формулировки:

Доводим до Вашего сведения, что...

Направляем для использования в работе...

Высылаю для руководства в повседневной деятельности …

Представляю во исполнение Ваших указаний...

К сведению Вашего руководства сообщаем о...

Считаем своим долгом сообщить...

Полагаем необходимым направить в Ваш адрес...

3. Для писем-запросов

А. Основные формулировки:

... представляю запрос...

Направляю запрос...

Запросить у Вас следующую информацию...

Обратиться к вам с запросом о...

4. Для писем-заявлений

А. Основные формулировки:

…уполномочен (уполномочены) заявить…

О намерении руководства...

О плане Департамента...

О стремлении нашего управления...

…имею (имеем) честь сделать следующее заявление ...

Относительно...

В связи с...

Касающееся...

По поводу...

Б. Дополнительные формулировки:

В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место злоупотреблениях...

Учитывая характер сложившихся взаимоотношений меж-ду нашими подразделениями...

5. Для писем-подтверждений

А. Основные формулировки:

Подтверждаем (подтверждаю) …

Факт получения...

Получение...

Участие...

Прибытие...

Отправку...

Настоятельную необходимость в...

Я (мы) получил(и) ...

С благодарностью подтверждаем...

С удовлетворением подтверждаю...

Настоящим письмом подтверждается...

Направляем вам подтверждение...

В подтверждение... направляем в Ваш адрес...

Мы только что получили...

Мною до сих пор не получен...

Получены нами в полном объеме...

Указанные образцы нас полностью удовлетворяют...

Присланные Вами сведения утратили свою актуальность и пригодность для...

Переданные нам в постоянное пользование комплексы полностью отвечают требованиям...

К большому сожалению, принятое в эксплуатацию обору-дование более не соответствует нормам...

6. Для писем-дополнений

А. Основные формулировки:

В дополнение к нашему исх. от … № ...

Сообщаю...

Высылаю...

Представляю...

Направляю...

Прошу дополнить …

Текст переданного Вам на подпись проекта договора...

Раздел... договора о...

Имеющееся в Вашем распоряжении соглашение...

Б. Вспомогательные формулировки:

Считаю необходимым дополнить...

Предлагаю дополнить проект...

Предлагаются следующие дополнения к тексту действую-щего...

Полагаем целесообразным внести в содержание... следую-щие дополнения...

7. Для информационных писем

А. Основные формулировки:

Информируем Вас…

Позвольте проинформировать Вас…

Мы намерены проинформировать Вас…

Нам представляется целесообразным проинформировать Вашу организацию...

Благодарим за интерес к нашему предложению...

Мы были рады получить от Вас ответ на наше предыдущее послание от...

Мы признательны за внимание, проявленное Вами к наше-му письму от...

Спасибо за то, что Вы сочли возможным откликнуться на наше сообщение от...

Настоящее информационное письмо имеет целью...

Решение

1.1. Настоящая редакция Устава Открытого акционерного общества «Центральный научно-исследовательский институт по переработке штапельных волокон», именуемого в дальнейшем – «Общество», разработана в соответствии с действующим законодательством