Унифицированный типовой бланк оформления графика отпусков. Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец

Согласно законодательству работодатель должен предоставлять своим сотрудникам за отработанное ими время оплачиваемые периоды отдыха. Чтобы не было неразберихи и не прерывалась работа компании, возникает необходимость регулирования данного вопроса. Для этого в фирме разрабатывается график отпусков, который утверждается ее руководством. С ним должен быть ознакомлен каждый сотрудник под роспись.

Работу над составлением данного документа нужно начинать в конце года, предшествующего году планирования. Руководители каждого подразделения фирмы опрашивают своих подчиненных об их ожиданиях по поводу отпуска.

После этого они определяют количество необходимого персонала, чтобы предприятие всегда могло работать в стандартном режиме. Сопоставляя эти данные, начальники отделов распределяют периоды на будущий календарный год.

Свои графики они передают в кадровую службу предприятия, в которой составляется общий по фирме план отпусков. Необходимо помнить, что есть категории граждан, которые имеют льготные права при определении времени отдыха. Также надо учитывать отпуска новых сотрудников, так как они предоставляются строго в определенное время и не подчиняются графику.

Для оформления может использоваться бланк графика отпусков по унифицированной форме т-7 или разработанный на предприятии документ в соответствии с собственными нуждами. Многие специализированные программы по кадровому учету в своем составе имеют именно стандартную форму.

Законодательство устанавливает обязательное требование о том, что данный план времени отдыха работников на следующий год нужно утверждать не менее чем за 2 недели до окончания текущего.

График отпусков бланк должен быть доступен для ознакомления каждому сотруднику предприятия, вплоть до его директора. После его просмотра в соответствующей графе все работники проставляют свои подписи и фактические даты подписания.

Этот документ обязателен для всех сторон трудовых отношений, то есть соблюдать его периоды должны все. Тем не менее в график можно вносить изменения, но для этого должны быть уважительные причины. Работник при необходимости подает на имя руководителя в письменном виде заявление с просьбой о переносе его отпуска. В случае положительного решения, директор издает приказ, на основании которого в существующий график вносятся изменения.

Образец заполнения графика отпусков форма т-7

Рассмотрим подробнее график отпусков образец заполнения:

В верхней части документа указывается полное название компании, а также записывается ее код согласно классификатору ОКПО.
Если в фирме есть профсоюз рабочих, то ниже слева необходимо записать порядковый номер и дату его мнения о распределении отпусков среди рабочих. Если такого органа нет - то в этих графах проставляется прочерк.
В центре документа указывается порядковый номер графика отпусков, дата его составления, а также на какой год он сделан.
В правой части находится место для утверждения графика директором. Здесь записывается его должность, данные Ф. И. О. и проставляется личная подпись. Также необходимо указать дату его утверждения.

Название структурного подразделения сотрудника;
Название его должности исходя из организации;
Полные Ф.И.О.;
Табельный личный номер;
Продолжительность отпуска в календарных днях;
Запланированное время начала отпуска;
Фактическое время начала отпуска (заносится по факту предоставления его сотруднику);
Если осуществляется перенос отпуска на другое время, то необходимо указать на каком основании производится это действие и ориентировочную дату переноса;
Имеющиеся уточнения и примечания.

Документ визируется работником отдела кадров предприятия - нужно указать занимаемую им должность и данные Ф.И.О.

Нюансы

Каждый работник должен быть под роспись ознакомлен с графиком отпусков. Это можно сделать, дополнив существующую форму еще одной графой «Роспись», или составив приложение к данному документу в виде таблицы с фамилиями сотрудников, датой подписания и росписью.

Работник, который оформлен на фирме как совместитель, также должен быть включен в график отпусков. Однако его отпуск необходимо предоставить в то же время, что и по основному месту осуществления деятельности. Для этого кадровик запрашивает у него предварительно перед составлением графика справку с главного места работы.

Если сотрудник не пошел в отпуск в течение года согласно графику, его необходимо включить в следующий план в первой половине года. Так как согласно ТК РФ, работник может воспользоваться своим правом на него в течение полутора лет. В противном случае данное время сгорает, а к фирме могут применяться административное наказание.

График отпусков – это необходимый документ для любой организации . Его наличие часто проверяют инспекторы по труду.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Законодательное регулирование

За работодателем остается право разработки и своей собственной формы или модификации (дополнение или удаление граф) унифицированной формы Т-7.

Бланк формы (кликабельно):

В графе 1 унифицированной формы указывается структурное подразделение.
В графе 2 – должность работника.
В графе 3 – фамилия, имя, отчество.
В графе 4 – табельный номер.
В графе 5 – количество календарных дней отпуска работника.
В графе 6 – запланированная дата отпуска.

Перед утверждением графика все эти графы нужно заполнить. В графах «Номер документа» и «Дата составления», нужно соответственно указать номер документа в этой организации и дату его составления . График подписывает руководитель кадровой службы, и утверждает руководитель организации.

На графике отпусков также делается отметка об учете мнения профсоюза , и заносятся дата и номер этого документа (протокола).

Образец заполнения формы Т-7 (кликабельно):

Внесение изменений

Иногда жизнь вносит свои коррективы, и сотруднику необходимо перенести свой отпуск на другое время . В таком случае ему нужно подать заявление на изменение даты своего отдыха, которое согласовывается с непосредственным руководителем.

При этом в форму Т-7 вносятся изменения в графы 8, 9 и 10 . Информация об этих изменениях берется или непосредственно из заявления работника, или из приказа о внесении корректив в график отпусков.

Важно отметить, что если по обоюдному соглашению работодателя и работника последний в этом году в отпуск не идет, то его отпуск , в графы 8, 9 и 10 вносятся изменения, а 7 графа остается незаполненной.

Пример, как вносить изменения (кликабельно):

По форме Т-7 в случае необходимости может быть составлено и дополнение к графику отпусков . Оно требуется тогда, когда график на год уже утвержден, а на работу принят новый сотрудник. В такой ситуации планирование отпуска нового работника выполняется на отдельном бланке и прикладывается к основному документу.

График отпусков должен быть в каждой организации независимо от формы собственности (в том числе у индивидуального предпринимателя), за исключением случая, когда работодателем является физическое лицо .

Таким образом, для графика отпусков действуют общие правила:

График должен быть утвержден за две недели до начала календарного года . При этом, если в организации есть профсоюзный орган, его мнение должно быть учтено при утверждении графика.
Утверждая график отпусков, работодатель должен учитывать пожелания работников , а отдельным категориям предоставлять отпуск в удобное для них время.
В утвержденном графике должны быть правильно заполнены реквизиты и графы с 1 по 6 . Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков.
В случае переноса отпуска, отзыва из отпуска, увольнения и в других случаях заполняются графы 8–10 .
Не обязательно включать в график отпусков внешних совместителей , а также утверждать дополнительные графики для новых сотрудников.
График отпусков должен храниться в организации один год .

В качестве бланка для написания графика отпусков применяется стандартизированная форма №Т-7, принятая постановлением Госкомстата РФ. Заполненный график подписывается начальниками отдела кадров и структурных подразделений и подтверждается руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом.
В вышеуказанном графике отражаются такие виды отпусков:

ежегодные отпуска;
оплачиваемые ежегодные отпуска (дополнительные);
неиспользованные отпуска.

болезнь сотрудника;
исполнение работником государственных обязанностей в отпуске, предусматривающих освобождение от работы;
невовремя выплаченные отпускные;
невовремя предупрежденный сотрудник о начале отпуска.

совместителях, даты отдыха которых синхронизируются со сроками отпуска по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
несовершеннолетние (согласно ст.267 ТК РФ, не достигшие возраста 18 лет сотрудники имеют право не только на перенос дней отдыха на удобное для них время, но и на увеличение его продолжительности - минимум до 31 календарного дня);
женщины непосредственно перед уходом в отпуск по беременности и родам или сразу же после него (ст.122 и ст.260 ТК РФ), а также мужчины, жены которых находятся в «декрете» (ст.123 ТК РФ);
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев (ст.122 ТК РФ); жены и мужья военнослужащих (имеют право уйти в отпуск не по графику одновременно с супругами в соответствии со ст.11 федерального закона №76-ФЗ от 27.05.1997г.);
инвалиды войны и ветераны боевых действий (ст.14-19 федерального закона №5-ФЗ от 12.01.1995г.);
«чернобыльцы» - лица, подвергшиеся воздействию радиации во время катастрофы на Чернобыльской АЭС (закон РФ №1244-1 от 15.05.1991г.)

Отказ от отпуска по графику

Может ли сотрудник отказаться от отпуска? Согласно статье 122 ТК РФ работодатель обязан предоставить отпуск сотруднику ежегодно и работник не может от него отказаться. Перенос отпуска описан в предыдущей главе.

Срок хранения графика отпусков в организации

Срок хранения графика отпусков составляет один год со дня его окончания (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558)

Типичные ошибки и способы их избежать

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

Начальник и заместитель не могут уйти в отпуск в одно и тоже время.
В отделе должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование.
Взять отдых в одно время не могут специалисты одного профиля.
Накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей.
Не нужно возлагать обязанности работника, находящегося в отпуске, на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди.
Распределение отпускных дней нужно формировать таким образом, чтобы не страдал рабочий процесс, а также трудящиеся.

Ознакомление работников

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

О дате начала отдыха наниматель обязан известить каждого трудящегося под личную подпись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Для этого в бланк графика можно включить дополнительную графу («О дате начала отпуска уведомлен»). Возможны и другие варианты оповещения трудящихся, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (). Наниматель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Итак, мы рассмотрели, как работать с графиком ежегодных отпусков. Подводя итоги, отметим, что это обязательный документ, который должен формироваться в каждой компании с образованием юридического лица. Документ утверждается и подписывается руководителем организации.

Составляется план очерёдности отдыха за 14 дней до начала нового календарного года. Изменения вносятся в отдельных случаях (при наличии заявления работника и иных документов). Для чёткого и правильного отражения информации используется унифицированная форма Т-7, однако допускается и вариант произвольной формы.

Видео по теме

Смотрите видео о составлении графика отпусков по форме Т-7:

Радостное слово «отпуск» всегда вызывает всплеск положительных эмоций у работника. Ведь это время, которое можно посвятить своим близким, съездить на море или в лес. По статистике, после отпуска сотрудники работают эффективнее, производительность их работы значительно увеличивается. Это нужно обязательно учитывать работодателю.

Поскольку все сотрудники не могут пойти в долгожданный отпуск одновременно, то без графика отпусков обойтись нельзя. Для упрощения и унификации ведения документации создана специальная форма графика – Т-7. Предпринимателям, бухгалтерам, кадровикам и самим работникам информация об этом документе не будет лишней. Давайте рассмотрим основные моменты: его предназначение, кто и когда должен его заполнять и порядок самого заполнения.

Для чего служит этот документ

Как мы уже отметили ранее, график отпусков – довольно важный документ. Он представляет собой расписание планируемого ежегодного оплачиваемого отпуска для каждого сотрудника предприятия . Основная задача этого расписания состоит в том, чтобы работники отправлялись в отпуск в заранее спланированное время в порядке очередности. Также график призван обеспечить бесперебойную работу фирмы и необходимое для этого количество сотрудников на своих рабочих местах.

График отпусков относится к локальным документам организации, он обязателен для исполнения как сотрудниками, так и администрацией. Исключениями могут быть перенос отпуска по желанию работника, согласованного с руководством (подробнее об этом в следующем разделе статьи), форс-мажор или производственная необходимость.

Любое нарушение графика и его изменение должно быть обосновано и подтверждено приказом с визой руководителя предприятия.

Чем большее количество сотрудников у предприятия, тем сложнее составить график, ведь нужно учесть и пожелания работников и оптимально распределить их отпуска, при этом не нарушить рабочий процесс.

В случае, если на предприятии нет графика, то работодателя могут ждать неприятности. Это – прямое нарушение прав работников. За непредоставление отпуска согласно расписанию работодателя ждет административная ответственность. Также график – объект плановых и внеплановых проверок трудовой инспекции. Для того чтобы избежать штрафных санкций и других проблем, следует тщательно подходить к процессу составления данного документа.

Кто и когда его заполняет

Согласно с правилами, установленными законодательно, график заполняется один раз в год и должен быть завизирован руководством . Вносить правки нельзя, кроме одного случая – изменения срока отпуска на основании соответствующего приказа о переносе, который должен быть подписан директором. Без согласования с администрацией и профсоюзом, в случае если он есть на предприятии, невозможно корректировать график. Для того чтобы изменить расписание, работник предоставляет письменное заявление в произвольной форме.

При составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса данной организации. На больших предприятиях в коллективном договоре или ином НПА прописывается максимальное количество людей, работающих в одном секторе, которые могут находиться в отпуске одновременно. Естественно, это связано с тем, что предприятие не должно прекратить свою работу, остаться без прибыли и понести убытки. Не могут находиться в отпуске в одно и то же время начальник и его заместитель.

Заполнить график нужно в ноябре , поскольку утвердить и сдать его следует до 18 декабря , то есть за две недели до нового календарного года. Это требование установлено в Трудовом кодексе и подлежит неукоснительному соблюдению. Подойти к составлению расписания лучше заранее, чтобы успеть согласовать его с работниками и вовремя утвердить. Сводный график на всё предприятие составляется после урегулирования всех спорных моментов.

Что касается принимаемых на работу сотрудников в течение года, то в график их вносить не нужно. Отпуск им предоставляется после согласования его времени с руководством.

Кто же занимается подготовкой документа? Ответ прост: отдел кадров, если это большое предприятие, также этим может заниматься бухгалтерия или сам работодатель небольшого предприятия. Последний вариант мы не будем рассматривать, поскольку это делается самим руководителем при небольшом штате сотрудников и не требует заверения или подписей сотрудников разных отделов.

Составленный график подписывает главный кадровик – руководитель кадрового отдела, затем он заверяется подписью директора. Иногда предприятие или организация могут предусмотреть своими внутренними документами право другого лица, уполномоченного руководством, на заверку расписания. В случае, если на предприятии есть профсоюзный орган, то документ подлежит согласованию и с этим органом.

Поскольку на графике есть подпись руководителя, то отдельный приказ об его утверждении составлять не нужно.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком и знать, когда он идет в отпуск. Ознакомить работников необходимо не позднее, чем за две недели до отпуска . Делается это обязательно под роспись, хотя такой графы в форме Т-7 нет. На разных предприятиях поступают по-разному. Некоторые добавляют в расписание еще один столбец, где работники ставят свои подписи, другие составляют документ, прилагающийся к графику, в котором и зафиксирован факт ознакомления.

Стоит отметить, что законодательством определены категории граждан, имеющих право отправиться в отпуск, не предусмотренный графиком. К примеру, сотрудник может взять очередной оплачиваемый отпуск, который совпадает с отпуском жены по беременности и родам, причем длительность отработанного времени на данном рабочем месте не имеет значения. Для совместителей дата отдыха совпадает с основным местом работы и не зависит от количества отработанного времени.

На следующем видео рассмотрены особенности составления этого графика:

Порядок заполнения

График в нашем государстве заполняется по единому образцу – форме Т-7, утвержденной Госкомстатом. Составляется он в единственном экземпляре .

Форма имеет вид таблицы. Вверху справа указан номер формы, дата и орган, ее утвердивший. По центру пишется наименование предприятия, а слева делается отметка профсоюза о согласовании с обязательным указанием даты такого ознакомления. Также вносится номер протокола заседания, где обсуждался данный вопрос. В случае отсутствия профсоюза на этом месте ставится пояснительная надпись. Справа отмечается одобрение со стороны руководства – дата, подпись, а также должность подписавшего лица. Затем уже пишется название документа – «График отпусков», его номер, дата его составления и год, на который составлено данное расписание.

Теперь можно непосредственно приступать к таблице. Количество строк зависит от количества работающих на предприятии. Таблица состоит из десяти столбцов, а именно:

первый – структурное подразделение, в котором трудится сотрудник – кадровый отдел, управление или что-то иное;
во втором столбце – занимаемая должность в соответствии со штатным расписанием;
следующая колонка содержит ФИО работника;
его номер в табеле;
пятый столбец – количество дней отпуска у данного сотрудника с учетом дополнительных видов отпуска, предусмотренных законодательством. Минимальное количество дней оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Отдых такой длины полагается всем сотрудникам, которые имеют трудовой стаж – не менее 6 месяцев непрерывной работы. Это касается новичков. Те, кто не использовал все дни в прошлом году, могут прибавить их к своему ежегодному отпуску в новом году;
в шестом столбце содержатся сведения о запланированной заранее дате отдыха. В случае, если известно, что сотрудник может пойти в отпуск не по графику, в этом столбце указывают месяц вместо конкретной даты;
в следующем столбце – та дата, с которой сотрудник ушел в отпуск по факту;
восьмой и девятый столбцы посвящены переносу отпуска, если он был, то есть заполнять эти графы нужно в том случае, если дата оговариваемого отдыха и фактическая дата не совпадают. В восьмой колонке указывается основание переноса – письменный документ. Обычно это заявление или приказ. А в девятой – новая дата.
десятый столбец – последний, в нем указывают примечания, в случае их наличия. Например, причина переноса отпуска или его продления.

После таблицы идут данные о руководителе кадровой службы – его личная подпись, фамилия и инициалы, расшифровка подписи.

Давайте рассмотрим несколько нюансов, связанных с заполнением бланка.

Сам бланк распечатывается. Данные относительно работников могут вноситься печатным способом, но графы 7-10 – только рукописным. До того, как наступит новый календарный год, кадровый отдел заполняет не все столбцы, а с первого по шестой. Остальные столбцы — с седьмого по десятый — будут заполнены тогда, когда сотрудник уходит отдыхать. Он пишет заявление на отпуск и составляется приказ (форма Т-6).

Когда работник отзывается из отпуска, он пишет заявление о согласии на выход из него, а в график вносятся изменения в графы 8-10.

В расписании необходимо отразить информацию и о разделении отпуска на части. Обратите внимание, что с января 2014 года унифицированные формы перестали быть обязательными , но они продолжают использоваться. Возможно внесение каких-либо изменений в такой документ.

Надеемся, что наша статья помогла вам понять, что такое график отпусков, зачем он нужен и как его правильно заполнить. Хорошего отпуска!