Как распечатать командировочное удостоверение в 1с 8.3. Бухучет инфо. Особые территориальные условия

Документ «Командировка» в 1С ЗУП 8.3 служит для расчета и начисления оплаты командированным сотрудникам по среднему заработку, а также для правильного отражения рабочего времени. Журнал документов «Командировка» доступен как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата».

Чтобы оформить командировку на сотрудника, нажимаем кнопку «Создать». В документ заносим данные: месяц начисления, сотрудника, дату документа, даты начала и окончания командировки, при необходимости ставится флаг освобождения ставки на период отсутствия сотрудника.

После выбора сотрудника и периода командировки программа автоматически, без дополнительных команд рассчитывает средний заработок сотрудника (исходя из имеющихся в 1С ЗУП данных), сумму начисленных командировочных и удержанного НДФЛ. Эти данные отображаются на вкладке «Главное».

В поле «Выплата» нужно путем выбора из выпадающего списка указать, как будут выплачены сотруднику командировочные – с зарплатой, с или в межрасчетный период (то есть отдельной выплатой). Здесь же указывают дату выплаты.

По умолчанию средний заработок рассчитывается за 12 месяцев. Чтобы взять для расчета другой период, необходимо нажать ссылку «Изменить» рядом с полем среднего заработка. Откроется форма «Ввод данных для расчета среднего заработка», в которой следует поставить отметку о расчетном периоде – «Задается вручную», указать нужный период и нажать «Перечитать». Средний заработок будет пересчитан, для сохранения нужно нажать «ОК».

Начисленные командировочные отражены на вкладке «Начислено подробно». Здесь при необходимости можно вручную изменить сумму (в отличие от вкладки «Главное», где сумма недоступна для изменения).

Если сотрудник командирован в один из районов, работа в которых дает право на льготный пенсионный стаж, то следует открыть вкладку «Стаж ПФР» и в поле «Территориальные условия» выбрать нужное значение.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

На вкладке «Дополнительно» указывают информацию о командировке – город и организацию назначения, источник финансирования, основание и цель, количество дней в пути.

Документ «Командировка» проводят обычным образом. В документе предусмотрен вывод на печать приказа о направлении в командировку (форма Т-9), командировочного удостоверения (Т-10), служебного задания (Т-10а), а также расчета среднего заработка и начислений.

Начисление и расчет командировочных в 1С ЗУП

Если мы создадим и заполним документ « » за месяц, то увидим, что командировки в нем отсутствуют. Это происходит потому, что начисление оплаты по среднему заработку (командировочных) в программе выполняет сам документ «Командировка», повторное начисление не требуется.

В оплата командировки отражена:

Выплата командировочных

Если в документе 1С ЗУП «Командировка» на вкладке «Главное» была выбрана выплата «С зарплатой» или «С авансом», то при создании и автоматическом заполнении общей ведомости на зарплату или аванс программа включит в нее и командировочные.

Если была выбрана выплата «В межрасчетный период», ее тоже можно оформить автоматически. Это можно сделать двумя способами.

1) В документе «Командировка» нажать кнопку «Выплатить»:

Откроется заполненная форма «Выплата начисленной зарплаты», содержащая данные о выплате командировочных. В ней указан документ выплаты – ведомость в кассу или в банк, в зависимости от существующих настроек по организации и по конкретному сотруднику. По кнопке «Изменить» можно при необходимости отредактировать ведомость.

По кнопке «Провести и закрыть» ведомость будет проведена.

2) Другой способ отражения выплаты командировочных в межрасчетный период – создать новую , в поле «Выплачивать» выбрать «Командировки», по ссылке указать один или несколько документов-оснований – «Командировка». Суммы выплат будут заполнены автоматически. Затем оформить выплату как обычно.

Оформление командировки на группу сотрудников

Для того чтобы в 1С ЗУП 8.3 «отправить» в одну командировку несколько человек, следует в журнале командировок нажать «Создать Т-9а»:

Будет создан документ «Командировка группы», в который нужно занести строки и указать в каждой из них сотрудника, период командировки и время в пути, место назначения, цель, источник финансирования:

Чтобы начислить командировочные в 1С ЗУП 3, необходимо задать настройки норм расчета заработной платы (рис. 1). Система автоматически создает виды начислений «Командировка» и «Командировка (внутрисменная)».

Рис. 1. Настройка расчета заработной платы

При указании в настройках параметра «Длительные командировки оплачивать помесячно», автоматически установится переключатель в положение «Оплачивать командировку в конце месяца» при создании документа «Командировка».

Расчет командировочных в 1С ЗУП по сотруднику осуществляется с помощью документа «Командировка». Документ является многофункциональным, т.е. работа с документом предусмотрена в 2-х режимах:

• Режим кадровика включает создание документа, заполнение периода командировки, проведение документа (рис. 2):

Рис. 2. «Командировка» в кадровом контуре

В случае необходимости принять другого сотрудника на время командировки в документе «Командировка» на вкладке «Главное» необходимо указать признак «Освободить ставку на период командировки».

При указании признака «Командировка на неполный день/внутрисменная» становится активно поле для указания часов внутрисменной командировки и вытесняемого планового вида времени (рис. 3):

Рис. 3. Внутрисменная командировка

Если в стаже ПФР работника необходимо указать факт его работы в командировке в местности с отличными от основного места работы условиями, то на закладке «Стаж ПФР» следует указать их значение на период командировки (рис. 4).

Если командировка не входит в льготный стаж ПФР, то необходимо проставить соответствующий признак (рис. 4).

Рис. 4. Вкладка «Стаж ПФР» документа «Командировка»

• Режим расчетчика включает в себя расчет документа, проведение документа в расчетном контуре (рис. 5):

Рис. 5. Документ «Командировка» в расчетном контуре

При указании признака «Расчет утвердил» документ считается утвержденным в расчетном контуре и позволяет отразить командировочные в системе 1С ЗУП 3.

Если время командировки сотрудника является переходящим с одного месяца на другой, то на форме документа во вкладке «Главное» доступен блок «Оплата длительной командировки» (рис. 5).

При указании признака «Оплатить период командировки целиком» командировка будет оплачена полностью за весь период и отражена в учете в текущем документе.

При указании признака «Оплачивать командировку в конце каждого месяца» система посчитает часть командировки, приходящуюся на месяц начисления. В нашем примере на месяц начисления – Февраль 2017, приходится 1 день командировки – 28.02.2018, и сумма – 2100 рублей (рис. 5).

Оставшаяся часть командировки будет рассчитана при очередном расчете заработной платы в документе «Начисление зарплаты и взносов» в марте 2018 (рис. 6).

Рис. 6. Начисление части командировки в документе «Начисление зарплаты и взносов»

При наличии нескольких видов расчета, начисляемых документом «Командировка», система позволяет выбрать необходимое начисление.

Для расчета командировочных в 1С ЗУП сотрудникам по форме Т-9а необходимо использовать документ «Командировка группы». Для отражения командировки в учете ввода документа «Командировка группы» недостаточно. После ввода группового документа необходимо отразить факт командировки документами «Командировка». Для одновременного ввода документов по всем сотрудникам необходимо нажать на ссылку «Оформить отсутствия» под табличной частью. Документ является многофункциональным, работает в 2-х режимах – кадровом и расчетном.

Командировочные расходы в пределах нормы и сверх нормы

Расходы, возмещаемые работодателем сотруднику в период командировки (ст. 168 НК РФ), отражаются в отчетности по страховым взносам.

Согласно п.2 ст.422 НК РФ, абз.12 п.3 ст. 217 НК РФ расходы за период командировки не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, если они:

• Не превышают 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ;
• Не превышают 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Если работодатель установит суточные в большем размере, чем указано в НК РФ, то с сумм превышения ему необходимо будет удержать НДФЛ и начислить страх.взносы.

Для отображения трат в командировке в пределах нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 7):

Рис. 7. Настройка трат в пределах нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 8):

Рис. 8. Расходы за период командировки в пределах нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Для отражения расходов за период командировки сверх нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 9):

Рис 9. Настройка трат сверх нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 10):

Рис. 10. Расходы сверх нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Расчет страховых взносов с командировочных расходов, начисленных сверх нормы, осуществляется в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Досрочный возврат из командировки

По решению руководителя сотрудник может быть досрочно отозван из служебной командировки. Законодательно этот момент не регулируется. Работодатель самостоятельно решает, как это сделать.

В программе 1С ЗУП 3 существует 2 варианта оформления возврата из командировки:

• Если период не закрыт, то исправляется исходный документ «Командировка».
• Если период закрыт, произведена выплата командировки или сформирован документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете», то необходимо воспользоваться механизмом исправления документа.

Необходимо выбрать один из вариантов исправления:

• Ввести документ-исправление. В кадровом контуре в нижней части документа появляется ссылка «Исправить» (рис. 11). При нажатии на ссылку создается новый документ, а исправленный документ блокируется. В нижней части нового документа появляется подсказка «Документ является исправлением другого документа». Расчетчик рассчитывает исправленный документ. Способ исправления подходит для случаев изменения периода командировки.
• Полностью отсторнировать документ. В расчетном контуре в нижней части документа появляется ссылка «Сторнировать». При нажатии на ссылку создается документ «Сторнирование начислений» (рис. 12), а исправленный документ блокируется. Способ исправления подходит для случаев полной отмены командировки.

Рис. 11. Исправление документа «Командировка» - кадровый контур

Рис. 12. Исправление документа «Командировка» - расчетный контур

Перерасчет оплаты происходит исходя из среднего заработка сотрудника, рассчитанного на момент отправки в командировку.

При проведении документа-исправления в табеле учета рабочего времени проставляется плановое время сотрудника по его графику работы.

Как оформить командировку и выплатить командировочные в программе 1С 8.3 Бухгалтерия?

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег подотчет.

Выдача командировочных в 1С 8.3

Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется «Расходным кассовым ордером«. Хотя, особенно в последнее время, средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ «Списание с расчетного счета«.

Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:

• проезд
• проживание
• суточные
• прочее

Для получения денежных средств подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.

Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».

Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:

• организация (если их несколько в базе данных)
• получатель
• сумма
• в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника

В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:

Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:

За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.

Отчет сотрудника за командировочные расходы

По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ «Авансовый отчет».

Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».

В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):

Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».

Пример заполнения закладки «Прочее»:

Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2000 рублей:

Так как расходы уже оплачены, они сразу попадают в Книгу доходов и расходов УСН:

По материалам: programmist1s.ru

Сотруднику перед командировкой необходимо выдать деньги. Аванс можно выдать из кассы или перевести денежные средства на личный расчётный счёт сотрудника. При этом в 1С 8.3 финансовые документы оформляются в разделе Банк и Касса:

В кассовых документах нужно добавить документ , с помощью кнопки Выдача:

Перейдём к заполнению кассового документа. Вид операции необходимо указать Выдача подотчётному лицу:

• Номер и дата в 1С 8.3 автоматически устанавливаются при проведении документа, но можно откорректировать вручную;
• Получатель – командировочное лицо.

Реквизиты печатной формы:

• По документу – автоматически отображаются данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица;
• Основание – на какие нужды выданы денежные средства;
• Приложение – документ – основание для выдачи денежных средств:

Важно! С 2012 года денежные средства в подотчёт для командировки выдаются на основании заявления в произвольной форме.

Вносятся данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица:

Если указать у статьи ДДС в справочнике Статьи движения денежных средств, что она используется по умолчанию в операциях выдачи подотчётных сумм, то статья ДДС в документе Выдача наличных будет подставляться автоматически:

Движения документа (проводки) выдачи наличных подотчётному лицу стандартные:

Расходный кассовый ордер по форме КО2 можно открыть по кнопке Печать. По команде Печать можно распечатать типовую форму Расходный кассовый ордер (КО2).

Если не используется Клиент-банк

• Вид операции обязательно указать – Перечисление подотчётному лицу;
• Сотрудник – командировочное лицо;
• Получатель – необходимо указать Сотрудник или Банк, в зависимости от того как именно перечисляются денежные средства, посредством банка или сразу на расчётный счёт сотрудника;
• Поставить галочку Оплачено.

Документ Списание с расчётного счёта в 1С 8.3 формируется через Ввести документ списание с расчётного счёта:

Если используется Клиент-банк

Движения документа Списание с расчётного счёта формируются только после установки галочки Подтверждено выпиской банка:

Как оформить командировку в 1С 8.3

По возвращении из командировки и выходе на работу сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней отчитаться по командировочным расходам.

Возмещаемые командировочные расходы:

• Расходы на проезд;
• Расходы по найму жилья;
• Суточные расходы;
• Иные расходы, подтверждённые и экономически обоснованные.

Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3

Для отражения командировочных расходов . Журнал авансовых отчётов находится на вкладке Банк и касса – Авансовые отчёты:

Авансовый отчёт в 1С 8.3 можно создать из журнала Авансовых отчётов с помощью кнопки Создать:

• Подотчётное лицо – командированный сотрудник;
• Назначение – указываем на какие нужды выданы денежные средства;
• Приложение __ документов на __ листах – количество документов и их листов, приложенных к авансовому отчёту;
• В таблицу Авансы заносим все документы, за которые отчитывается сотрудник, с помощью команды Добавить;
• Воспользовавшись кнопкой выбора, переходим к необходимому типу документов;
• Командировочные расходы заполняются на вкладке Прочее;
• Если во время командировки сотрудник покупал товары, тару или производил оплату поставщику, то данные расходы указываются на вкладках Товары, Возвратная тара и Оплата соответственно:

Важно! Для подтверждения расходов в виде суточных предоставлять какие-либо документы не нужно. Для остальных расходов необходимо иметь подтверждающие документы (квитанции).

Если оплата произведена за безналичные денежные средства, то должно быть подтверждение оплаты личной банковской карты, где отображена фамилия командировочного лица.

В табличной части Прочее необходимо занести все данные отчётных документов, которые предоставил сотрудник:

• Галочка «СФ» устанавливается для регистрации счёт-фактуры полученного или БСО, где НДС выделен отдельной суммой, например, билеты. Если НДС не выделен, то вся сумма включается в состав расходов и галочку «СФ» устанавливать не нужно.
• Галочка «БСО» (бланк строгой отчётности) устанавливается при необходимости зарегистрировать БСО, по которому НДС принимается к вычету и отображается в Книге покупок.

Счёт-фактура полученный формируется автоматически на основании данных колонки Реквизиты счета – фактуры:

и отображается в Книге покупок:

Особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3), как правильно заполнить Авансовый отчет рассмотрено в следующем видео:

Учет командировочных расходов в 1С 8.3

Проверить состояние расчётов с командировочным лицом в 1С 8.3 можно воспользовавшись отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

По данному отчету в 1С 8.3 можно провести сверку взаиморасчётов с сотрудником по командировочным расходам, а также по всем подотчётным суммам:

Возврат неиспользованных средств

Для возврата неиспользованных средств, выданных на командировочный расходы, в 1С 8.3 необходимо на основании авансового отчёта создать документ Поступление наличных:

В созданном документе необходимо проверить данные:

В данном материале мы поговорим, каким образом оформляется командировка в бухгалтерской программе «1С» редакции «3.0».

Приказ руководителя организации является основанием для отправки работника определенной фирмы в командировку. Затем на основании приказа выписывается удостоверение. В бухпрограмме «1С» эти документы не формируются.

Выдача средств в подотчет - начало оформления командировки. Финансовый аванс может выдаваться с расчетного счета - с помощью документа с именем «Списание с расчетного счета», или из кассы - с помощью документа под названием « ».

По возвращению из командировки в течение 3 рабочих дней работник компании должен составить так называемый , добавив в него все необходимые подтверждающие документы - проездные билеты, чеки, счета из мест проживания. Все перечисленные расходы будут признаваться на дату утверждения авансового отчета в том случае, если условие их оплаты соблюдается. Если же командировочные расходы суммы аванса превышены, то они будут признаны только после возмещения работнику предприятия финансовой суммы перерасхода.

«1С Бухгалтерия 8»: оформление командировки

Рассмотрим такой пример: общество под названием «Плюшка» отправляет своего сотрудника Сахарову С.С. в командировку в город Казань на три дня. Работнице из кассы организации выдается аванс в сумме 8000 рублей. Основание - заявление № 3. После возвращения из служебной командировки сотрудник подает авансовый отчет, добавляя следующие документы: билеты на поезд в сумме 2360 рублей (с НДС 18%) и счет из гостиницы, что составляет 3000 рублей (не облагается налогом). Размер суточных в организации - 600 рублей.

Выдачу аванса из кассы работнику организации необходимо оформить с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Для осуществления этой операции зайдите на закладку с именем «Банк и касса», а затем в разделе «Касса» выберите необходимый документ. Не забудьте правильно установить нужный вид операции «Выдача подотчетному лицу». Затем заполните документ, укажите номер заявления в приложении, так с 2012 года финансы в подотчет выдаются на основе заявления.

После сделанного вам нужно составить авансовый отчет (местонахождение - те же раздел и закладка). В данном документе заполните закладку с именем «Авансы», в которой укажите РКО, которым были выданы средства. После этого перейдите на закладку под названием «Другое», где указываем 3 вида расходов на служебную командировку работника предприятия. Все перечисленные денежные расходы принимаются в расходы при УСНО.

Затем посмотрите проводки и книгу учета расходов и . Все расходы, поскольку были оплачены, попадут в КУДиР.

А остаток неиспользованных средств рабочий должен вернуть в кассу предприятия с помощью документа «Прибыльный кассовый ордер».