Типовые правила заполнения журнала кассира операциониста. Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец и основные правила

Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) (далее - Журнал) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. В то же время графы Журнала предполагают отражение в нем операций и с использованием платежных карт (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 N 17-15/4707).

Нормативно-правовыми актами порядок заполнения Журнала и иных документов применительно к рассматриваемой ситуации не регламентирован.

При возврате денежных средств в день покупки необходимо иметь в виду следующее.

Согласно разъяснениям специалистов налогового органа после снятия с кассового аппарата Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10) (письма 22-12/066519@).

Разница между показателями граф 9 и 6 Журнала является выручкой за рабочий день, которая отражается в графе 10 Журнала (смотрите также письмо УФНС по г. Москве от 30.11.2005 N 09-24/87838). В данном случае выручка будет включать в себя и впоследствии возвращаемые суммы.

Специалисты налогового органа разъясняют, что (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2012 N 17-15/052888, от 09.07.2008 N 22-12/066519@):

В графе 11 Журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 и 13 раздела "Оплачено по документам", соответственно, указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов;

В графе 14 Журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13);

Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 Журнала;

В графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.

Учитывая вышесказанное, на наш взгляд, в рассматриваемом случае заполнять графы 11-15 Журнала можно следующим образом:

Графа 12 - количество операций по платежным картам (возвраты на данный показатель не влияют);

Графа 13 - сумма операций по платежным картам (возвраты на данный показатель не влияют);

Графа 15 - суммы возврата по платежным картам не отражаются;

Графа 11 - определяется как разница между графами 10, 13, 15;

Графа 14 - определяется путем сложения граф 11 и 13.

Заметим, что отражение по графе 15 сумм возврата по платежным картам приведет к искажению показателя графы 11 и неверному расчету суммы денежных средств, подлежащих сдаче.

Вместе с тем ввиду отсутствия по данному вопросу нормативного регулирования и соответствующих разъяснений, полагаем, что в графе 15 могут быть отражены суммы возврата по платежным картам при условии исключения возвращенных сумм из графы 13.

Любой из предложенных выше порядков не является ошибкой при определении суммы подлежащей сдаче наличной выручки.

При возврате денежных средств не в день покупки отметим, что в силу п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104, чеки контрольно-кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). При возврате товара не в день покупки операции по выдаче денежных средств осуществляются в соответствии с заключенным договором эквайринга (договором между кредитной организацией и организацией торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт) (письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134, п. 4 письма Управления МНС по г. Москве от 13.08.2003 N 29-12/44313).

В данном случае Журнал заполняется в общем порядке, а факт возврата денег на порядке его заполнения не сказывается.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Арыков Степан

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В процессе ведения коммерческой деятельности предприятия осуществляют расчеты за проданные товары, оказанные услуги или произведенные работы.

Передача средств может производиться безналичным или наличным расчетом. Для платежей наличными средствами применяется контрольно-кассовая техника (ККТ или ККМ).

Особенности ведения наличных расчетов

При расчете наличными используют технику , зарегистрированную в ИФНС. Регистрации подлежат сам кассовый аппарат и ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). Свод данных по приходным, расходным операциям и остаткам ежедневно заносится в журнал. Если в течение рабочей смены техника не использовалась , записи не ведутся.

Журнал предоставляется на контроль в ИФНС в ситуациях:

1. Перерегистрации карточки ККМ.
2. Окончания журнала и открытия новой книги.
3. Назначения проверки в ходе мероприятия камерального или выездного контроля, проводимого ИФНС.

Организация может приобрести, зарегистрировать и установить любое количество кассовых аппаратов. Необходимо отличать операционную кассу предприятия от кассы ККМ.

Наличность , полученная через аппарат:

• Должна учитываться в день поступления. Средства в денежном ящике могут храниться только в пределах разменной монеты, полученной из кассы организации вначале кассового дня по расходному .
• Может быть возвращена покупателю только в день поступления. Отсутствует на начало и конец кассовой смены.
• Подлежит сдаче инкассатору в течение смены или в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в конце дня после закрытия смены.

Запрещено закрывать кассовый день на следующий день.

Нарушение относится к грубым ошибкам соблюдения кассовой дисциплины и влечет наложение штрафа на кассира (3-4 тысячи рублей) и предприятие (40-50 тысяч рублей).

Порядок учета кассовых данных

Каждый кассовый аппарат должен иметь для учета данных журнал кассира-операциониста . Журнал позволяет учесть данные примерно 1000 кассовых дней, после чего необходимо заводить новую форму.

Для замены журнала необходимо обратиться в ИФНС с документами:

1. Старый журнал кассира-операциниста.
2. Новый журнал, по правилам и заверенный руководителем. Титульный лист должен быть заполнен с указанием обязательных данных ККМ.
3. Паспорт техники.
4. Карточка учета.
5. Договор с обслуживающей технику компанией.
6. Последний Z-отчет. Остатки на начало дня не переносятся.
7. Доверенность на лицо, представляющее документы.

Организации представляют документ произвольной формы с указанием прав работника представлять интересы предприятия в ИФНС. ИП представляют только нотариально заверенные доверенности на представителей. Каждое из региональных отделений ИФНС имеет свои требования документов при замене журнала по его окончании. Законодательство не содержит требований о ежегодной замене журнала.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Назначение журнала и порядок законодательного регулирования его ведения

Порядок применения кассовой техники регулируется ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ (в редакции от 03.07.2016 г.).

Закон определяет :

• Категории предприятий , в обязанность которых входит применение ККТ при наличных расчетах. Исключение составляют организации и ИП, уплачивающие единый налог на вмененный доход и патент. Заменить кассовый чек могут и предприятия, выписывающие с силу отдаленности расположения или особых условий деятельности.
• Использование данных реестра техники.
• Требования к применению, регистрации и обязанностям компаний, применяющих кассовую технику.
• Права контролирующих органов – ИФНС по проверке соблюдения законодательства и органов МВД с ограничением компетенции.

Журнал используется для ведения и учета полученных от покупателя и сданных средств денежной наличности.

На основании данных определяется налоговая база при расчете:

• Для — налога с доходов физических лиц, единого налога при ведении .
• Для организаций – прибыли и налога, взимаемого в случае применения .

Данные позволяют упростить учет денежного оборота при обслуживании покупателей и производить возврат средств в случаях, оговоренных законодательством.

Предприятия часто используют данные ККМ для ведения складского учета. Привязка оплаты за товар к отгрузке и отражению убыли каждой номенклатуры обеспечивают материальный учет запасов.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Основные требования по ведению и оформлению журнала

Ведение записей по учету наличности, полученной по чекам, журнал кассира-операциониста подлежит прошивке . Допускается прошивка различными способами – только листы или полностью журнал.

Контрольный листок подписывает руководитель или индивидуальный предприниматель с расшифровкой данных. Если предприятия использует печать, подпись заверяется оттиском, конец которого должен попасть на лист.

Каждый лист формы нумеруется, начиная с первого листа. Каждая страница не нумеруется, достаточно иметь обозначение номера листа. На последнем листе делается запись, часть которой должна попасть на контрольный листок: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (или печатью) _ листов».

При заполнении сведений кассир:

• Должен использовать только темные чернила.
• Учитывать хронологию событий. Каждая из строк заполняется на один кассовый день.
• Данные записей берутся из Z-отчета кассовой ленты. Итог накопительной суммы самостоятельно не подсчитывается. Если в течение кассовой смены были сняты 2 отчета. Данные записываются отдельной строкой на каждый отчет.
• Каждый день записи подписывает кассир и руководитель либо иное должностное лицо.
• Не должен допускать помарок, исправлений или подчисток записей.

Если в записи была обнаружена ошибка , ее перечеркивают, ставят рядом или сверху исправительные данные с указанием даты исправления. Изменение данных заверяется кассиром, допустившим помарку и руководителем предприятия. Если помарка отражается на дальнейших записях и была выявлена в более позднем периоде, допускается перечеркивание страницы или нескольких листов. Наказания за исправления, оформленные в установленном порядке, отсутствуют.

Образец заполнения титульного листа

Титульный лист журнала заполняется до предъявления формы в ИФНС. В составе данных указываются сведения о предприятии, кассовом аппарате согласно информации паспорта и карточки. Лист содержит данные о начале и конце ведения книги, лице, ответственном за ведение журнала.

Ведение записи в журнале поручается ответственному лицу – кассиру, ведущему расчеты с применением ККМ. Ответственное лицо должно быть принято по трудовому договору. Дополнительно с кассиром в обязательном порядке предприятие заключает договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения

Пример оформления первой записи

Начало записи в журнале производится внесением проверочной суммы нулевого чека, которым начинается Z-отчет и акт ввода в эксплуатацию техники. Контрольная сумма составляет 1, 11 руб. Сумма вносится в столбец № 6. Остаток на конец дня будет составлять также 1,11 руб. По итогам следующей рабочей смены кассир уменьшает поступление на величину контрольной суммы.

При заполнении столбцов в журнале указываются по столбцам:

В столбцах 16, 17, 18 указываются подписи кассира, администратора, руководителя.

Правила заполнения данного журнала рассмотрены в следующем видеоматериале:

Нюансы ведения журнала в различных ситуациях

При возврате

Наличность, полученная кассиром с использованием ККМ, подлежит сдаче в кассу организации или ИП. Средства не хранятся и не могут использоваться кассиром после закрытия кассовой смены. Если в течение кассовой смены объявился покупатель, который желает произвести возврат товара , деньги ему могут быть возвращены из кассового ящика ККМ. Для проведения возврата кассир составляет акт формы КМ-3. Позднее возврат производится через кассу предприятия.

Особенности возврата товара населением и получения денежных средств:

• Покупатель имеет право вернуть товар, если предметы не подошли по ассортименту, размеру или расцветке. Порядок возврата регулируется Законом «О защите прав потребителей». Имеется список товаров, не подлежащих возврату.
• Для получения средств за сданный товар покупатель должен обратиться с заявлением к руководителю торгового предприятия.
• На рассмотрение заявления и возврат средств предоставляется 14 дней.

В данной ситуации редко можно обеспечить возврат средств через ККМ. Возврат наличности, полученной от предприятий, производится через ККМ в день приобретения товаров, через кассу или расчетный счет – в последующие дни.

При эквайринге

Эквайринг – оплата за товар с использованием расчетных карт . Предприятие получает средства на расчетный счет. Суммы, полученные безналичным путем, учитываются кассиром в отдельном столбце журнала кассира. Величина остатка по Z-отчету не будет соответствовать размеру денежной наличности.

Оборудование для расчетов с использованием карт предоставляет учреждение банка, с которым заключен договор обслуживания. Минусом использования платежей служит снятие банком процента за расчетно-кассовое обслуживание с каждого платежа. При проведении оплаты покупатель получает кассовый чек.

Неведение журнала относится к грубым нарушениям правил кассовой дисциплины. Органы ИФНС при выявлении нарушения могут наложить штраф на кассира и предприятие. Аналогичный штраф взыскивается при утере книги. Журнал можно восстановить по отчетам кассира или Х-отчетам, печатью которых занимаются обслуживающие технику компании.

При использовании контрольно-кассовой техники обязательной к заполнению является журнал кассира–операциониста (форма КМ-4). Журнал нумеруется, прошивается и регистрируется в налоговом органе при постановке на учет ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужно вести до его окончания и затем заменить новым, зарегистрировав их в ИФНС вновь. Часто заполнение документа вызывает трудности. Рассмотрим некоторые из них: по пунктам разберем графы, в которых можно допустить ошибки.

Заполнение журнала кассира–операциониста

Рассмотрим заполнение журнала кассира — операциониста по графам:

• Графа 1 — записывается дата.
• Графа 1 — записывается номер секции, данная запись делается, если есть разбивка по секциям. Иначе ставим прочерк.
• Графа 3 — записывается ФИО кассира – операциониста или лица, непосредственно на данной ККМ в течение смены.
• Графа 4 — «Порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня» — проще говоря, номер Z-отчета. Этот номер можно причесть на сомом Z-отчете. Заполняется обязательно без пропусков в нумерации, то есть отчеты идут один за другим: 0001,0002,0003 и т.д.
• Графа 5 — «Показания контрольного счетчика, регистрирующего количество переводов..» — опять же, говоря простыми словами, количество продаж в смену.
• Графа 6 — «Показания суммирующих денежных счетчиков». Все суммы, пробитые по ККМ заносятся в фискальную память. В фискальной памяти ККМ хранится информация как по отдельному дню, так и общая сумма пробитая по ККМ. Вот эту сумму на начало смены и нужно заносить в эту графу. Или, говоря проще, сумма продаж нарастающим итогом с начала деятельности и до начала смены.
• Графы 7-8 пропускаем.
• Графа 9 — заносятся данные об общей сумме продаж за весь период деятельности ККМ (с момента регистрации ко конца текущего дня). Сумма, занесенная в эту графу, должна совпадать с суммой, отраженной в графе 6 следующего дня.
• Графа 10 — заносится выручка по ККМ, пробитая за день. Данная сумма будет напечатана в Z-отчете. Для контроля: графа 10 = графа 9 – графа 6.
• Графа 11 — отражается фактическая сумма наличных денежных средств, сдаваемая в кассу в конце смены.
• Графа 12 — отражается количество продаж по документам, проще говоря, по кредитным картам.
• Графа 13 – фактически полученная сумма по кредитным картам.
• Графа 14 — отражается общая сумма денежных средств, сданных в бухгалтерию за смену. Данные по этой графе не всегда совпадают с графой 10. Это происходит в случае ошибочно пробитого кассового чека, недостачи и т.д.
• Графа 15 — отражается сумма, возвращенная покупателям, как ошибочно пробитая кассиром в течение дня (графа 10 = графа 15 + графа 14).
• Графы 16, 17, 18 — проставляются подписи ответственных лиц.

Исправления в журнале кассира-операциониста

2 способа внести исправления в журнал:

1. Если пропущена строка, то можно дописать её внизу в свободном поле и заверить исправление.
2. Если необходимо исправить показатель, то его аккуратно зачеркивают и надписывают правильный, заверяя исправление.

Любые исправления нужно заверить надписью «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и синей печатью.

Образец журнала кассира-операциониста

Пример заполнения журнала приведен ниже.

Левая страница разворота

Продолжение страницы разворота

Теперь вы без труда сможете заполнить журнал кассира — операциониста самостоятельно. Появились вопросы? Задавайте их в комментариях.

Получайте новые статьи блога к себе на почту — так вы всегда будете в курсе новостей для ИП!

Графа 1: Дата (смена)

Ставиться дата снятия Z — отчета, который вносится в журнал. Если за эту дату было снято несколько Z — отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой. Слово «смена» в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете (не обязательно) поставить в скобочках номер смены, например: 01.02.2013 (1).

Графа 2: Номер отдела (секции).

В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Эту графу можно не заполнять, если вы все пробиваете на один отдел, например первый. Даже если вы пробиваете суммы на несколько отделов вы можете не заполнять эту графу, тем более что деление по отделам не предусмотрено в Z — отчетах многих кассовых аппаратов.

Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира.

Тут пишется Ф.И.О. кассира. Если кассир, администратор, бухгалтер, генеральный директор в одном лице, значит в эту графу нужно вписать их фамилии.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены).

Здесь записывается порядковый номер номер Z — отчета, его можно взять на самом отчете (смотрите ).

Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).

Сюда вписывается сумма выручки за день. Сюда входят вся наличная выручка (графа 11), безналичная (графа 12), возвраты (графа 15). Эти данные можно также взять на Z — отчетах.

Графа 11: Сдано наличными.

Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются возвраты и безнал.

Графа 12: Оплачено по документам, количество

В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру «5». Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма.

Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).

На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу .

Пример заполнения смотрите .

Графа 14: Сдано всего.

Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.

Графа 15: Сумма возвратов.

Тут пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z — отчета. Если вы проводили возврат из кассы (при возврате покупателями или неправильно пробитом чеке), то не забудьте оформить акт КМ-3 и впишите сумму из этой формы в графу 15.

Графа 16: подпись кассира.

После заполнения журнала кассира — операциониста кассир оформляет передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе.

Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.

Графа 17: подпись администратора.

Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.

Графа 18: подпись руководителя.

После завершения смены здесь расписывается руководитель.

После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные в кассовую книгу.

Примеры некоторых Z — отчетов и информация на них для заполнения формы КМ-4.

Меркурий 180К	Альфа 400К	Меркурий 130К

Нужно ли заполнять журнал кассира-операциониста если на кассе ничего не пробивали?

Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z — отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять ненадо.

Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z — отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста.

Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z — отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером — в конце рабочего дня. А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.

Можно ли делать несколько отчетов за день?

Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z — отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста. Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен.

Если кассир забыл снять Z — отчет.

Если отчет не был снят вечером — не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z — отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора — это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.

Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.

Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z — отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира — операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами но за одну дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.

Можно ли восстановить утерянный Z — отчет?

Z — отчет можно восстановить двумя способами:

• Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
• Снять отчет по ЭКЛЗ . В ЭКЛЗ храниться вся информация по всем кассовым чекам, пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.

Исправления в журнале кассира — операциониста.

Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: «исправленному верить» и расписаться.

Журнал кассира — операциониста и кассовая книга это одно и то же?

Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности.

Штраф за отсутствие журнала кассира — операциониста.

Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по , а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств (одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели. Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков — остается загадкой. Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет.

И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области. Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.

Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.

Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе с регистрацией кассового аппарата . Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введением ЭКЛЗ- теперь вся информация храниться на электронном носителе.

Примеры заверенного журнала кассира.

Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.

В налоговой инспекции — в отделе оперативного контроля ИФНС (отдел регистрации кассовых аппаратов) , в котором регистрировался кассовый аппарат. Для ИП — по месту прописки, а для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) по месту регистрации предприятия или обособленного подразделения.

Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира — операциониста.

В разных налоговых инспекциях могут быть разные правила по предъявляемым документам. Закон также не определяет необходимые документы для регистрации замены журнала. В каждом конкретном случае лучше позвонить в налоговую и спросить чего они хотят. Приведу несколько типов документов, которые требуют налоговики в Питере:

• паспорт (формуляр) на кассу.
• старый журнал кассира-операциониста.
• естественно — новый журнал кассира-операциониста прошитый и пронумерованный
• регистрационную карточку на кассовый аппарат
• паспорт лица, предъявляющего документы и доверенность, если это не руководитель предприятия.

Первая запись в журнале.

При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z — отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.

Пример первой записи, которую налоговый инспектор оставляет при регистрации журнала КМ-4.

Лицо, ответственное за ведение журнала кассира-операциониста.

Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать должностную инструкцию кассира-операциониста. На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП.

Типы журналов кассира — операциониста.

Я встречал два типа. Образцы журналов кассира-операциониста:

1. Вертикальный журнал. Плюсы: больше строк на станице — хватает на большее количество записей — реже придется менять его в налоговой. Минусы: слишком узкие графы — большие суммы не помещаются.
2. Горизонтальный журнал. Плюсы: удобен в заполнении — широкие строчки, в которые помещаются большие суммы. Минусы: хватает на меньшее количество записей — придется часто менять.

На сколько хватает журнала кассира операциониста?

В горизонтальном журнале кассира-операциониста — около 50 листов и 20 строчек на каждом листе. 20 умножить на 50 получается 1000, то есть журнала хватит примерно натысячу дней или смен.

В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть его хватает примерно на 2000 дней (смен).

Можно заметить, что графы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале), чтобы писать в них крупные суммы накоплений, а такие графы как 5 и 15 слишком широкие для своих значений. Разве российские чиновники могли придумать что-то по умнее?

Как оформлять возврат в журнале кассира операциониста.

Возврат по кассе оформляется в графе 15. Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов (хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3 .

Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов):

Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.

Оформление продажи по банковской карте / безналичным расчетом / кредитом

Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате. В вечернем Z — отчете у Вас будет отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету. Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира — операциониста.

Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средств не за наличный расчет — то есть любыми другими способами:

• банковской картой — пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды:
  1 — на самом банковском терминале
  2 — на кассовом аппарате
• дорожными чеками
• продажей в кредит и др.

Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.

В графе 12 — пишется количество чеков по безналу.
В графе 13 — общая сумма чеков по безналу.
В графе 11 — сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть:

графа 14 — графа 13 = графа 11

Пример заполнения безналичного расчета в журнале: (за смену сделано 3 продажи по безналу на общую сумму 1000 рублей).

Как прошивать и нумеровать журнал кассира — операциониста.

Нумеровать листы можно только от руки, хотя некоторые налоговые на это не обращают внимание. Не нужно нумеровать каждую страницу, достаточно пронумеровать только листы. Нумеровать обложку тоже не надо. Нумерация начинается с первой внутренней страницы.

Вообще нет какого либо стандарта по нумерации и прошивке. Правда некоторые налоговые инспектора настаивают, чтобы страницы нумеровались от руки.

Прошивают журнал делая два отверстия снизу, продевая через них толстую нить и наклеивая на последней странице небольшой кусочек бумаги. На бумажке надо от руки написать: «пронумеровано и прошнуровано 50 листов», поставить подпись директора и печать организации. Примерно как на рисунках:

Прошивают км-4 тоже разными способами, иногда все страницы, иногда начиная с разворота.

Законодательства о журнале кассира-операциониста не существует.

Заполнение титульного листа

Пример заполнения титульного листа (обложки). Все графы заполнять не обязательно, только самые важные:

Как оформлять замену ЭКЛЗ и ремонты

Если проводилась замена ЭКЛЗ на кассовом аппарате, то в ЦТО была пробита сумма 1 руб. 11 коп. и снят лишний Z — отчет, который был оставлен в налоговой инспекции. Этот отчет тоже нужно заполнить в журнал кассира-операциониста. Тоже самое нужно сделать при ремонтах ККМ, если в сервисной службе были сняты Z — отчеты.

Где купить журнал кассира-операциониста.

Форму КМ-4 можно купить в любом более менее уважающем себя канцелярском магазине. Только прошить и пронумеровать придется его самостоятельно. Если Вы приобретаете кассовый аппарат в нашем ЦТО, то журнал кассира операциониста входит в стоимость комплекта документов при регистрации кассового аппарата.

Что делать при утере «Журнала кассира-операциониста» КМ-4? При утере «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 Вам нужно вызвать специалиста Вашего Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин, он снимет фискальный отчет (или отчет с блока ЭКЛЗ, если у Вас современный кассовый аппарат с буквой «К») с контрольно-кассовой машины за весь период, с момента ведения утерянного журнала. Хотя период лучше уточнить у Вашего налогового инспектора, так как сам процесс восстановления «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 нигде не регламентирован и для каждой ИФНС может быть разным. После этого Вам нужно будет написать заявление в произвольной форме в Вашу районную ИФНС об утере журнала кассира-операциониста, взять доверенность с печатью на оформление «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 (для организации), приобрести новый журнал и со снятым фискальным отчетом (или с отчетом с блока ЭКЛЗ) обратиться в налоговую службу (в день снятия фискального отчета). Там на основании предоставленных Вами документов оформят новый «Журнал кассира-операциониста» КМ-4.

Кассовый узел в любом торговом предприятии – важнейшая точка, своеобразный «контрольный пункт», на котором должна проводиться тщательная проверка банкнот. Эта ответственная..

Как правильно заполнить журнал кассира- операциониста?

Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты

Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.​

Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится

Обязательность ведения журнала

Известно немало случаев, когда налоговые инспекторы пытались штрафовать организации за отсутствие данного журнала кассира-операциониста или же не заполнение журнала. На самом деле, ведение журнала хоть и является обязательным для предприятия, но не является грубым налоговым нарушением.

Поэтому в случае, когда предприниматели отказывались платить штраф и оспаривали решение, суд оставался на стороне предпринимателей. Лучше вести журнал, чем не вести его, дабы не сталкиваться с проблемами во взаимоотношениях с налоговиками. С другой стороны, и наличие журнала не может уберечь предприятие от особо придирчивых работников налоговой.

Для чего необходим на предприятии журнал учета трудовых книжек и как его правильно составить, вы можете узнать

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения по предприятию

Графы для заполнения:

• Смена (дата)

В этой графе проставляется дата, когда снимали Z-отчёт (отчета на кассовом аппарате, производимого кассиром в конце смены для инкассации кассы и передачи наличности администратору). В случае наличия нескольких Z-отчётов за день вносятся все отчеты с одной датой, но каждый отдельной строкой.

Графа стена нужна для того, чтоб обозначить свою смену, если за одно число на кассе отработало два кассира или же если у одного было несколько смен. Тогда в скобочках ставится номер смены, например, 1.

• Номер секции (отдела)

Проставляются номера отделов, на которые были пробиты суммы за текущую смену. Эта графа необязательна к заполнению в том случае, если все пробивается на один отдел. Также эта графа часто необязательна к заполнению, если Z-отчёт кассового аппарата не предусматривает делание по отделам.

• ФИО кассира

В данной графе необходимо указать полные ФИО. Если же функцию классов выполняет лико, задействованное ещё в какой-либо деятельности, то все равно указываются его данные.

• Порядковый номер отчета фискальной памяти на момент окончания смены

Здесь указываем порядковый номер Z – отчета, который возможно взять на самом отчете.

Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.1.
Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.2.

• Порядковый номер контрольного счетчика

В данную графу копируется информация из графы 4.

Данная графа является устаревшей и рассчитанной на обнуление Z-счетчика. Современные кассовые аппараты этого не делают.

• Показания суммирующих счетчиков на момент начала смены

Данная графа должна быть обязательно заполнена. В ней указывается общая сумма всех денег, пробитых кассовым аппаратом за все время работы аппарата (накопительный итог на начало рабочего дня). Значение суммы возрастает с каждым последующим Z-отчетом.

В случае, если Вы заполняете журнал по новому кассовому аппарату в первый день его работы, первое накопление будет равняться 1 рублю 11 копейкам. Данную сумму требуют пробивать в налоговой инспекции при регистрации аппарата.

Узнать, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания и выговора, вы можете

Если же аппарат уже не новый, то необходимые данные предоставлены в:

1. Графе 9 за предыдущий день (чаще всего берут оттуда);
2. В утреннем X-отчете, но не для каждого кассового аппарата (некоторые аппараты не печатают это в X-отчетах)
3. Можно также получить искомое значение, если вычесть из вечерних накоплений (в графе 9) сумму выручки за день (в графе 10).

• Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8

В этих двух графах необходимо расписаться кассиру (7) и администратору (8). В случае совпадения лиц подписи одинаковы.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения вы можете скачать

• Показания суммирующих денежных счетчиков на момент окончания смены

Здесь будут вписаны накопления (гросс-итог) на момент окончания рабочей смены. Этот показатель представляет собой данные из 6-ой графы, суммируемые с выручкой за прошедший день. Для дальнейшего убожества эти данные можно сразу перенести в 6-ую графу начала следующей смены.

• Сумма выручки за рабочую смену

В эту графу необходимо вписать сумму выручки за день. В неё войдут вся наличная выручка (11), безналичная (12) и возвраты (15). Также данные можно взять и в Z-отчётах.

Журнал кассира-операциониста – пример заполнения.

• Сдано наличными

Вписываем наличную выручку (без возвратов и безнала).

• Оплачено по документам (кол-во)

Теперь внесём количество безналовых платежей (к ним относятся оплата по банковской карте, дорожные, банковские чеки и проч.) Например, если картами за смену вам оплатили 10 раз, то вписываете “5”. Если же возможности посчитать нет, и в кассовом аппарате данная функция не предусмотрена, то графа не заполняется.

• Оплачено по документам (сумма)

Указывается общая сумма всех платежей по безналу, ещё она выделяется в Z-отчете (но не со всеми кассовыми аппаратами).

На части аппаратов функция пробития по безналу отсутствует, поэтому зачастую под безналичную оплату выделяют отдельную секцию, туда и пробивается безнал. Если все безадресные средства пробиваются по на один отдел, то в 13-ой графе указывается сумма продаж по этому конкретному отделу.

Скачать бланк доверенности на получение товара и ознакомиться с основными правилами составления этого документа, вы можете

• Сдано всего

Сюда вписывают сумму платежей (нал и безнал вместе) минут возвраты.

• Сумма возвратов

Указывается сумма возвратов за рабочий день. Этот показатель берут из Z – отчета. Если возврат был произведён не из кассы (потому что допустимо производить возврат не из кассы), помните, что нужно в таком случае составить акт КМ-3, затем вписать сумму из формы в графу 15-ую.

Возвращение денег из денежного ящика ККТ возможно только по тем чекам, что были пробиты в тот день. К каждому чему должен быть приложен акт по форме КМ-3.

• Подпись кассира.

Когда кассир заполнил журнал, ему необходимо оформить форму КМ-6 (справка-отчёт). Затем он передаёт эту форму вместе с наличными администратору, затем и расписывается в графе. Если кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, то в графах 16, 17 и 18 необходимо проставлять одну и ту же подпись.

• Подпись администратора

После принятия наличности и проверки расчетов администратор расписывается в графе.

• Подпись руководителя

После завершения рабочего дня или смены в графе должен расписаться руководитель.

По окончании заполнения журнала важно не забыть занести данные в кассовую книгу.

Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений

Если журнал заканчивается, то его необходимо “погасить” в налоговой в тот же момент, когда производится регистрация нового. Данная процедура выполняется любым уполномоченным сотрудником от лица руководителя при наличии , которая заверена у нотариуса.

Записи при ведении нового журнала начинают в порядке, который последовательно идет за порядком с старом журнале. Суммы остатков переносятся в новый журнал, сама перемена документов производится к концу года, но не является обязательной.

Узнать, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации и скачать образец его заполнения, вы можете в нашей

Если необходимо внести изменения в журнал, то все исправления с изменениями необходимо согласовать со всеми заверяющими записи в журнале лицами. Лицам необходимо подписаться у записей, а также необходимо поставить печать-подтверждение. Главное условие изменений и исправлений – пометка “исправлено верно”.

Если же изменения несущественные, то можно просто сделать исправления при помощи канцелярского забеливателя.

При исправлении нескольких строк их можно зачеркнуть и написать между ними верное, при этом во всех исправлениях важно не нарушить хронологию записей и не препятствовать определению оборота наличности.

Заполнение журнала кассира операциониста – пример по предприятию:

Не стоит опасаться делать исправления. Налоговая инспекция не накажет санкциями за исправления, вовремя зафиксированные и и подписями ответственных лиц.

В случае возникновения дополнительных вопросов всегда можно обратиться в налоговую службу или же к администратору, потому что руководители и налоговики иногда высказывают конкретные пожелания на тот или иной вопрос по заполнению. Помните, что работа с журналом – ответственное занятие, влияющее на продуктивность и чистоту отчетности.

Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста без ошибок, вы можете узнать в этом видео :